Ethvert møte eller prosjekt lykkes hvis oppgaver blir tildelt under møtet og fullført utenfor møtet. Ved å følge en enkel formel på 3W (Hva, hvem og når) for å møte handlinger, øker sjansene for at produktivt arbeid utført utenom møtetid og på tid. Riktig tiltaksoppgave kan redusere problemene knyttet til gjennomføring. God handlingsoppgave vil bidra til å teste gode ideer og løsninger på problemer, samt gjennomføre eventuelle beslutninger som ble gjort under møtet.
Elementer du trenger
-
Papir eller Markerstyret
-
Penn eller tørr-slette markører
Før møtet avsluttes, må du kontrollere eventuelle handlinger som ble identifisert under møtet, og avgjøre om det også er behov for tilleggsoppgaver. Begynn med WHAT handlingene er. Spør gruppen "Hva er handlingene vi må gjøre for å oppnå gode prosjektresultater?" Dette hjelper gruppen å forstå hva som må gjøres og hvorfor det er viktig for prosjektet eller laget. Når du uttrykker handlingsobjektet, må du være sikker på å bruke handlingsord og være forberedt på å gi litt detalj på hva som faktisk er nødvendig for å vurdere handlingen som er fullført.
Deretter flytte til WHO vil gjøre hver handling ved å spørre gruppen "Hvem er de beste menneskene til å gjøre disse handlingene?" Hver handling må gis til noen, eller det vil ikke bli gjort. Denne som er et team eller prosjektmedlem, godtar å være ansvarlig og ansvarlig for alle aktiviteter som kreves for å utføre den tildelte handlingen. Handlingen kan tilordnes den best kvalifiserte personen eller et underlag, eller noen i møtet kan frivillig gjøre handlingen. Hvis handlingen er tildelt noen utenfor møtet, bør noen i møtet være ansvarlig for å forklare den tildelte handlingen til personen som ikke er i møtet.
Gjør hvem som helst før du flytter av handlingene og videre til møteavbrudd. Spør gruppen "Når handler disse handlingene for at vi skal fullføre våre prosjekter på tid?" Forfallsdato for hver handling skal være en faktisk kalenderdato når handlingen må fullføres for teamet eller prosjektet for å utføre sitt arbeid. Dette bør aldri stå tomt eller skrevet som ASAP fordi datoen forsikrer noen er ansvarlig for å gjøre handlingen til rett tid. Ved å tildele en dato, vil personen som tar handlingen, kunne planlegge den nye oppgaven med sitt andre arbeid og kunne avgjøre om det kan være en gyldig grunn til at handlingen ikke kan fullføres av gruppens ønskede dato før den er for sent.
Etter møtet, plasser 3W-handlingene i møteoppføringene og distribuere til alle som deltok i møtet eller som mottok en handling. Dette dokumenterer alle handlinger og hvem som er ansvarlig, samt når handlinger forfaller.
Tips
-
Hvis det skal være et oppfølgingsmøte, når påminnelsen sendes ut for det møtet, inkluderer eventuelle handlinger som forfaller innen den dato, samt de vanlige møtedetaljer.
