En budsjettforespørsel er et forretningsbrev som søker midler til utgifter og driftskostnader for et prosjekt eller en avdeling innenfor en organisasjon. Mindre formell enn et tradisjonelt forretningsforslag, må denne forespørselen fortsatt overholde strenge forretningsskrifter og gi leseren en grundig forståelse av prosjektet mens du svarer på eventuelle spørsmål som måtte oppstå.
Elementer du trenger
-
Detaljert budsjett
-
Publikums kontaktinformasjon
-
Støttende dokumentasjon
Finn den rette personen som overvåker budsjettkravene for ditt eget prosjekt. Innenfor enhver organisasjon kan det være flere forskjellige personer som overvåker utgifter og budsjetthensyn. Ta deg tid til å undersøke publikum grundig. Sørg for at du får riktig stavemåte og kontaktinformasjon.
Gi historisk bakgrunn for prosjektet. Dette bør inkludere tidligere erfaring med lignende prosjekter, tidligere budsjetter eller utgiftsplaner, og suksessen som er oppnådd fra tidligere tiltak. Inkluder eventuelle nyere trender som kan påvirke suksessen eller feilen i prosjektet.
Angi formålet med gjeldende budsjettforespørsel og gi detaljerte planer. Inkluder hvordan pengene skal tildeles og hvilke kostnader som skal dekkes. For eksempel, hvis budsjettet vil bli brukt på bemanning og forsyninger, noter du hvilken prosentandel av budsjettet vil bli tildelt for hvert krav. Adresse eventuelle spørsmål som en rimelig person kan spørre om prosjektet på forhånd for å unngå forsinkelser i godkjenning eller en formell avvisning av forespørselen.
Vedlegg et detaljert budsjett for prosjekt- eller avdelingsutgifter. Dette vil gi den evaluerende personen de nøyaktige tallene for prosjektet. Som et standardbudsjett, bør denne delen inneholde presise ordrelinjer for hver utgave som kreves. Hvis eksakte tall ikke er tilgjengelig, vil det være nødvendig å estimere total kostnad for den aktuelle linjeposten.
Lukk forespørselen ved å oppsummere viktige detaljer som er dekket. Dette kan vanligvis gjøres innen ett eller to avsnitt. Deretter inkluderer du navn og kontaktinformasjon. Foreslå et oppfølgingsmøte for å diskutere finansieringsforespørselen.
Tips
-
Bedriftsskriving må alltid være rent og konsistent. Gi nok informasjon til å presentere et gyldig argument for forespørselen din, men ikke prøv å oversell med fluff. Husk at leseren din vil ha mange prosjekter å vurdere. Ikke kast bort tiden hennes med ubetydelige detaljer.
Advarsel
Vær forsiktig når du estimerer fremtidige utgifter. Hvis du estimerer for lite for en ordrelinje, kan budsjettet bli betydelig under det som faktisk trengs. Hvis du anslår for mye, kan budsjettet bli vurdert som urimelig og avvises.
