Å få de riktige menneskene til å møte forretningsmøtet ditt, kan gjøre eller ødelegge arrangementet. Når du utarbeider en overbevisende og profesjonell invitasjon, overbeviser du inviterte med viktigheten av møtet, nødvendigheten av deres tilstedeværelse og fordelene med dem.
Tilpass invitasjonen hvis du sender individuelle bokstaver. Bruk firmaets brevpapir eller logo hvis du sender forhåndskryssede kort. For e-post invitasjoner, vis din logo og nettsider lenker. Adresse til hver person ved navn og få korrespondansen fra en høytstående selskapsansvarlig, fullstendig med signatur.
Lead med en overbevisende åpnings setning som forklarer hva som skjer og hvorfor personen er invitert til å delta. For eksempel, "Din bransjekunnskap gjør deg til en ideell kandidat til vår nye styringskomité. Jeg vil gjerne invitere deg til å møte og mingle med movers og shakers i vårt næringsliv på en lunsj og presentasjon.
Nevne eksklusiviteten til møtet, emnet som skal diskuteres eller de ønskede resultatene av dagen. For eksempel, "Vi har invitert bare et dusin topp lokale administrerende direktører til å være en del av denne rundbordsdiskusjonen. Vårt mål er å brainstorme forretningsvennlige anbefalinger for å levere til statslovgiver neste år om de unike behovene til gründere i vår stat. Vi vil at stemmen din skal bli hørt."
Merk gjestens høyttalere, måltider eller nettverksmuligheter som kan appellere til travle fagfolk. For eksempel, "Vi hører fra lokale kandidater som kjører for kontor og gir en periode for Spørsmål og Svar. Vi tilbyr også en matbrunch og kaffebar."
Inkluder alle relevante detaljer i møtet i en fremhevet eller fet skrift i brevet som skiller seg ut for invitereren. Vital informasjon som dato, tid og sted kan gå seg vill i et brev. Sett alt i en seksjon for enkel referanse.
Be om en RSVP etter en bestemt dato, slik at du kan planlegge tilsvarende. Gi inviterte flere måter å bekrefte fremmøte, for eksempel via e-post, selskapets nettside, preprinted kort eller telefonsamtale.
Tips
-
Kontroller fellesskaps- og lokalbedriftskalendere for motstridende hendelser før du planlegger dato og klokkeslett. Du ønsker ikke å konkurrere med et handelskammer, Rotary Club-arrangement eller større konferanse eller messe.
Send ut invitasjonene minst en måned i forveien, med påminnelse om to uker ute for å gi deltakerne tid til å legge deg til deres tidsplan. Hvis det er et stort møte eller en konferanse der folk må planlegge for reise og overnatting, gi minst seks måneders varsel når det er mulig.
