Å starte et prosjekt uten en gjennomtenkt arbeidsplan er som å starte en bilferie uten kart. Du kan til slutt komme deg hvor du skal, men du vil sannsynligvis bruke energi og ressurser i økende grad enn å kartlegge en direkte linje mot målet ditt. En klar og detaljert arbeidsplan vil ikke løse alle problemene som kan oppstå i løpet av et prosjekt, men det vil gi en mulighet til å organisere tankene dine, evaluere mulighetene og forhindre potensielle vanskeligheter.
Kartleggingsretning
En arbeidsplan er en praktisk, begrenset tids manifestasjon av en overordnet strategisk plan. Arbeidsplanens omfang er mer begrenset enn den store strategiske planen som definerer organisasjonens overordnede formål og oppdrag. Arbeidsplanen gir imidlertid perspektiv for daglige oppgaver, og legger dem i sammenheng i forhold til organisasjonens konkrete mål under planens spesifikke tidsramme. Denne klarheten kan gi en generell følelse av hensikt, oppmuntrende samarbeid mot felles mål.
Posting Benchmarks
Arbeidsplanens brukervennlighet fortsetter gjennom hele perioden, og gir milepæler for å vurdere fremdriften. En nyttig arbeidsplan definerer en rekke kortsiktige mål, som gir målbare mål for å evaluere suksess. Målbare mål kan omfatte et målrettet antall nye kunder eller klart avgrensede faser av produktutvikling som skal gjennomføres innen en bestemt tidsramme. Disse målene gir kontinuerlig tilbakemelding: For det meste oppnår et vellykket prosjekt sine kortsiktige mål, mens en mislykket innsats kommer opp kort.
Identifisere hindringer
En relevant og godt undersøkt arbeidsplan utfører den viktige oppgaven med å fremheve potensielle vanskeligheter og proaktivt tilby løsninger. Prosessen med å skape arbeidsplanen gir en mulighet til å løse disse vanskelige spørsmålene, og kontinuerlig referanse til planen kan holde disse problemene i forgrunnen og tvinge organisasjonen til å adressere dem i stedet for å falle i selvtilfredshet. For eksempel, hvis organisasjonen bruker utdatert teknologi, kan arbeidsplanen prioritere å erstatte disse systemene med andre som vil være nyttige lenger inn i fremtiden.
Sikre ansvarlighet
En effektiv arbeidsplan klargjør de spesifikke oppgaver og utfall som hvert lagmedlem må oppnå, baner vei for ansvarlighet og vellykket samarbeid. Ved å klart avgrense individuelle ansvarsområder og deres forhold til det større prosjektet i gang, kan en arbeidsplan bidra til å skape en vellykket balanse mellom personlige og kollektive roller, legge til rette for kommunikasjon og felles problemløsning. Omvendt kan ansvarsoppgavene i en arbeidsplan hjelpe en organisasjon til å identifisere og adressere sine svake lenker, spesielt de personer som ikke oppfyller arbeidsplanens referanser.
