Når du drar en telefonsvarer, er det viktig å representere deg profesjonelt. Hvis du vil bli tatt på alvor, må du vite hvordan du legger en melding riktig, hva du skal si og hvordan du avslutter meldingen.
Hvordan legge igjen en talepost
Du sannsynligvis forlater en melding som ber om tilbakering, slik at måten du presenterer deg på telefonen, vil påvirke sjansen for at personen ringer tilbake. Pass på at du vet hva du skal si før du foretar telefonsamtalen. Start med å si navnet ditt og firmaets navn eller firmaet du ringer fra. Sørg for å si telefonnummeret ditt to ganger, slik at mottakeren har nok tid til å skrive nummeret nede.
Hvis du har et unikt navn, staver det som du oppgir telefonnummeret ditt første gang. Selv om du er nervøs, snakk sakte som om du skriver informasjonen ned. Snakkende kan forveksle personen du prøver å kontakte. En telefonsvarer må ikke være mer enn 30 til 45 sekunder lang. Få rett til ditt anropspunkt.
Øv profesjonalitet når du avslutter en telefonsamtale
Selv om det er bra å komme til poenget med en telefonmelding, vil du aldri bare si navnet ditt, nummeret og fortelle personen å ringe tilbake. Det må være mer informasjon. Du må beskrive på en kort måte hvorfor du ringer. Etter at du har forlatt informasjonen din, kan du fortelle personen hvilken tid du vil være tilgjengelig til, men også gi ham beskjed om at han kan ringe til hans bekvemmelighet.
Legg igjen nummeret ditt på slutten av meldingen, be om et anrop, men også nevne at du vil prøve igjen i morgen. Ingenting viser mer engasjement enn å prøve igjen.
Alltid slutt med takknemlighet som å si takk. En annen måte du kan avslutte på anropet er å fortelle ham at du vet at han er opptatt, men du vil sette pris på en tilbakeringing. Uansett hvilken måte du velger å avslutte telefonsvareren din, må du sørge for at du smiler som du sier det. En munn som fusser har en annen lyd enn en smilende munn. Folk kan fornemme seg om noen er glade og smiler på den andre linjen, så smil hvis du vil ha en økt sjanse for tilbakekalling.
Slik avslutter du en taleposthilsen
Når du setter opp din taleposthilsen for din kontorstengt telefonsvarermelding, unngå overordnede setninger som "Ditt anrop er viktig for meg." Start din hilsen ved å be om unnskyldning om at du savnet deres samtale, gi en estimert tidsramme når innringere kan forvente en tilbakeringing og alt annet som er viktig for dem å vite. Hold din hilsen kort og til tross, så dine innringere er mer sannsynlig å legge igjen en melding. Den gjennomsnittlige hilsen skal være rundt 25 sekunder.
Et eksempel på en voicemail-hilsen kan være "Hei, Du har nådd (firmanavn). Beklager, jeg savnet ditt anrop. Vennligst gi ditt navn og beste telefonnummer du kan nås på. Jeg kommer tilbake til deg innen 24 timer. Takk."
