Overdragelsesrapporter er et grunnleggende verktøy som brukes av en utgående ansatt for å informere en ny ansettelse av tidligere arbeid og hva som må skje for å sikre en sømløs overgang til arbeidstakerne. Denne typen rapport kan brukes på flere forskjellige måter. Det kan inkludere informasjon for en enkel skiftendring eller for en permanent erstatningspersonell. Rapporten skal inneholde all viktig informasjon som personen som overtar, må vite for å sikre at det ikke oppstår unødvendige og uforutsette problemer etter at du har forlatt din stilling.
Forbereder en overdragelsesrapport for ansatte
Før du begynner å lage din overdragelsesnotat, lage en liste over all informasjon den innkommende medarbeider trenger å vite. Vurder hva du gjør på daglig basis, så vel som ting du gjør hver uke, månedlig eller årlig. Inkluder informasjon annet enn dine grunnleggende ansvar og plikter, for eksempel viktige kontakter, protokoller, kommandoer, passord, nøkler, viktige datoer, treningsprogrammer og annen jobbspesifikk informasjon.
Tenk om tidsfrister og prioriteringer
Når du føler at listen din er fullført, begynner du å bryte listen ned etter prioriteringer, frekvens, type informasjon og sekvens. Liste aktuelle prosjekter, datoene eller tidspunktene de begynte, hvordan de skal utvikles og deres forventede sluttdato eller klokkeslett. Den innkommende medarbeider trenger å vite hvilke oppgaver de må prioritere etter overlevering.
Begynn med viktige mål
Start med å skrive en oppsummering av målene for stillingen - din og selskapets - slik at din erstatning vet hvor de skal begynne. Det som følger avhenger av formålet med rapporten. For en skiftendringsoverdragelsesrapport, for eksempel, begynner du med det som ble startet på skiftet ditt og må fylles ut av det neste. Legg også merke til fullførte oppgaver, slik at det innkommende skiftet ikke dupliserer det du gjorde. For en ny, fast ansatt, skriv en liste over både kortsiktige og langsiktige prosjekter som du jobber for, samt bemerkelsesverdige prosjekter du har gjennomført tidligere. Inkluder alle datoer og tidsfrister som den nye personen trenger å vite.
Legg til tips og ressurser
Det er også nyttig å inkludere tips for å fullføre oppgavene ved hånden. For eksempel kan du lage en detaljert katalog over plasseringen av jobbspesifikke dokumenter og gjenstander for erstatning, i tillegg til å angi kontaktinformasjon for personer som er relevante for den aktuelle jobben. Om mulig, inkludere måter å forbedre produktiviteten og jobbytelsen på. Dette vil gi erstatning verktøyene for å fortsette det du startet uten en avbrudd i prosessens strømning og øker sannsynligheten for et vellykket resultat.
Bruk en mal
For å forenkle prosessen med å utarbeide en overdragelsesrapport for ansatte, opprett rapporten ved hjelp av et kontorprogram. Bruk en eksisterende overføringsrapportmal eller opprett din egen basert på elementer som er spesifikke for jobben - skrive "overføringsrapportmal" til en søkemotor, bør returnere mange eksempler. Og ikke glem å korrekturlese overleveringsrapporten før du avslutter posisjonen din for å sikre at all relevant informasjon er tilgjengelig for den nye medarbeideren.
