En situasjonsrapport er akkurat hva navnet innebærer: En rapport om situasjon som inneholder verifisert, faktisk informasjon som gir et klart bilde av "hvem, hva, hvor, når, hvorfor og hvordan" av en hendelse eller situasjon. Mange organisasjoner bruker situasjonsrapporter for å gi overordnede innspill og informasjon de trenger for å ta riktige og hensiktsmessige beslutninger. Nødstyringsorganisasjoner, myndigheter, væpnede tjenester, bedrifter, rettshåndhevende organer, humanitære ikke-statslige organisasjoner og diplomater alle stoler på situasjonsrapporter.
Følg situasjonen så tydelig som mulig. Hvis hendelsen var en naturkatastrofe, se katastrofeområdet og noter virkningen på land, infrastruktur og befolkning. En situasjonsrapport skal gi alle relevante fakta til folk som vil basere sine beslutninger på disse fakta. Vær oppmerksom på nøye. Formodning og mening hører ikke til i en situasjonsrapport.
Snakk med alle involverte personer fra hvem du trenger informasjon. Hver organisasjon som krever eller produserer situasjonsrapporter, vil sannsynligvis liste opp personell som må kontaktes og debriefes. Ta gode notater under hver samtale, da du vil inkludere disse dataene i rapporten.
Samle inn og samle data. Målet er å gi det mest omfattende bildet mulig av en hendelse og resultatene av den hendelsen. Merk detaljer om hvert aspekt av situasjonen: hva skjedde, hvem, detaljer om tid, dato og sted, innvirkning på infrastrukturen og hvordan lokalbefolkningen svarer. Mange organisasjoner har et standardformat for en situasjonsrapport som ber om visse typer informasjon. Hvis et slikt format eksisterer, bruk det. Det vil gjøre datainnsamlingen raskere og mer presis.
Skriv rapporten i logisk rekkefølge. Ta med all relevant informasjon. Bruk klart og kortfattet ordforråd for å beskrive hendelser, unngå adjektiver og adverb. Vanlige fremdriftsrapporter vil trolig følge den opprinnelige situasjonsrapporten, så du trenger bare å beskrive hva som skjer i dag, ikke hva som kan skje i nær fremtid.
Ta med nøkkelhøydepunkter eller sammendragsseksjon i begynnelsen av rapporten, men først etter at alle dataene er samlet og lagt inn i logisk rekkefølge. Bruk fakta og figurer, unngår antagelser. Sammendrag eller høydepunkter delen må formidle den viktigste informasjonen for travle overordnede å lese først.
Tips
-
Husk leserne av rapporten og hva de trenger å vite om situasjonen.
