En rapportens notat av overføringssiden fungerer mye som et resumébrev. Tenk på det som din personlige tonehøyde til leseren. Skriv hva du vil si til mottakeren hvis du skulle overlevere rapporten til ham personlig, men først samle dine tanker.
Før du skriver, er det viktig å finne ut hva du ønsker å si. Identifiser publikum og vurder deres spesifikke behov og ønsker. Vurder disse punktene når du lager et notat om overføring og resten av rapporten eller forslaget.
Adresse memo of transmittal ved hjelp av enkel memo formatering. Hvis organisasjonen din har en notatmal, bruk den. Hvis ikke, bruk dette oppsettet som utgangspunkt:
MEMORANDUM
Til: Mottakers navn og tittel Fra: Ditt navn og tittel Dato: Dato du slår på din rapport Emne: Rapportnavn
Skriv en åpningserklæring. "Her er rapporten du ba om …" for eksempel. Det trenger ikke å være lang. Et par enkle setninger vil få jobben gjort. Bruk bedriftsblokkformatet for dette avsnittet og resten av notatet. Legg hard retur, eller tomt mellomrom, mellom hvert avsnitt, men ikke tab eller innrykk før du starter en ny seksjon.
Skriv et innledende avsnitt. Beskriv omfanget av rapporten, nøyaktig hva den vil dekke og hvordan du samler informasjonen din.
Skriv inn notatets kropp. Forklar hvor nyttig rapporten vil være for leseren. Presentere dine viktigste konklusjoner og fremheve interessante funn eller kapitler av spesiell interesse for publikum. Eventuell informasjon som gjør rapporten mer nyttig eller tilgjengelig for leseren din, kan inkluderes i denne delen. Du kan til og med ønske å komme med forslag til videre forskning.
Skriv et avsluttende avsnitt. Skriv en kort takk til leseren din og bekreft all viktig hjelp du har fått fra medarbeidere. I tillegg tilby å avklare noen poeng eller utføre videre arbeid om nødvendig.
Kontroller dokumentet for stave- og grammatikkfeil.
Har en kollega du stoler på, korrekturles arbeidet ditt. Hennes friske øyne vil nullle på forvirrende tale og skrivefeil.
Gjør eventuelle nødvendige endringer og ta med forslagene til korrekturleseren din.
Sett inn det ferdige notatet av overføring i resten av rapporten. Plasser den rett foran innholdsfortegnelsen og etter rapportens tittelside.
Tips
-
Skriv notatet til overførings- og andre prefatoriske deler av rapporten din sist, siden de henviser tilbake til resten av dokumentet.
Advarsel
Memos of transmittal brukes kun til interne dokumenter. Hvis rapporten din er beregnet for et utenforliggende publikum, som en potensiell klient, skriver du et sendebrev i stedet. Informasjonen vil være den samme, men bruk forretningsbrev formatering for å adressere dokumentet.
