Å holde dine veiledere, jevnaldrende og underordnede velinformerte er avgjørende for et jevnt løpekontor. Mens mye daglig informasjon utveksles i person, via e-post eller på telefon, er det noen ganger nødvendig å skrive et kontormemo som minnes diskusjoner og handlinger som allerede har funnet sted (inkludert ansattes evalueringer) og / eller gir alle en "heads up" om forestående endringer. Her er hva du trenger å vite for å samle dine tanker og skrive et effektivt notat.
Identifiser formålet med notatet du vil skrive. Prøv å oppsummere det i en kort setning. Eksempler: Orientering for nye medarbeidere; Nye prosedyrer for behandling av reisekrav; Holiday Potluck. Denne setningen vil utgjøre "Subject" -linjen øverst i notatet ditt direkte under adressatene.
Identifiser de individer som notatet skal gå til. Hvis det bare er for noen få personer, vil notatet identifisere dem hver etter navn, tittel og avdeling. Hvis det imidlertid kommer til en stor gruppe, vil de bli identifisert med en kollektiv tittel. Eksempler: Alle ansatte; Divisjon 4 ledere; Clerical Support Staff. Denne informasjonen blir plassert i "Til" -linjen i notatet.
Identifiser deg selv og tittelen din på "Fra" -linjen. Selv om alle kjenner deg som "Bob", bør du identifisere deg med både for- og etternavnet ditt.
Følg "Regel 3" ved å bygge inn notatets innhold; spesifikt, fortell leserne hva du skal fortelle dem, fortell dem hva det er, og avslutt med å gjenta hva du nettopp har fortalt dem. For eksempel, kanskje ditt notat handler om å minne dine ansatte om at distraksjoner av høytiden gjør det til en populær tid for tyver å stjele ting som vesker og personlige gjenstander igjen i vanlig syn. Første ledd vil gi dem råd om behovet for å være forsiktige. Det andre avsnittet vil gi tips om låsebord og dører og være mer oppmerksom på besøkende. Tredje ledd vil anbefale tiltak for å ta hvis de observerer mistenkelig oppførsel eller er utsatt for et kontorstyveri.
Bruk kulepoeng for notater som gir prosessjonsinnhold eller en hvilken som helst type sjekkliste. Disse er mye lettere å følge og forstå enn å legge dem inn i et fortellende avsnitt.
Følg regelen med 1-tommers marginer på venstre og høyre side og nederst på siden. Øverst på siden din er sannsynligvis en form for brevpapir eller en mal som vil slippe toppmarginen din ned flere inches. Hvis du ikke har brevpapir, kan du selv lage et godt utseende dokument ved å sentrere ordet "MEMO" i fet skrift 2 eller 3 tommer ned fra toppen av siden. "Til:", "Fra:" og "Emne:" vil bli skrevet til venstre margin. Mynten i notatet er enkeltavstand.
Bruk en 12 pt. skrift som vil være enkelt for mottakerne dine å lese. Times New Roman og Courier er standard; Bookman og Palatino er også akseptabelt.
Proofles innholdet ditt grundig før du skriver ut det.
Kopimere så mange kopier som du trenger og distribuere dem til mottakerne.
Tips
-
Når det er mulig, hold memoet til en side. Med så mye som alle på kontoret må gjøre, vil eventuelle notater som går til flere sider, sannsynligvis settes til side for senere lesing, og vil etter hvert komme seg til bunnen av stabelen. Hvis innholdet er av haster, eller det gjelder et kommende møte, må de sette på kalenderen, sørg for at dette skiller seg ut i emnelinjen, slik at leserne ikke vil savne det.
Advarsel
Hvis innholdet i notatet ditt er negativt eller kanskje skrevet i ånden av et forstyrrende øyeblikk, sett det til side i noen timer eller til neste dag og les det igjen.
