En av de mest pålitelige måtene å avgjøre hvor godt en bedrift er faring er ved å bruke en besøksrapport. Er dine eksterne operasjoner så godt de burde? Er din førskole- eller omsorgsfasilitet opp til kode og klar for lisensiering? Ved å skrive en omfattende besøksrapport kan du avgjøre om et bredt spekter av forretningsmessige mål oppfylles. Besøk rapporter, noen ganger kalt turrapporter, er en fin måte å finne ut om bedriftens standarder utføres på nettstedet på den måten du planla.
Formater rapporten
Besøksrapporter er forretningsdokumenter. Avhengig av organisasjonen eller næringen kan rapporten følge et notatformat eller en forretningsmal. Generelt velger du et memo-format hvis besøksrapporten går til en gruppe interne ledere. Velg en mer formell forretningsrapportmal hvis besøksrapporten blir gitt til eksterne kilder. Bruk standard forretningsformatering som inkluderer profesjonelle skrifttyper som Times New Roman eller Arial. Opprettholde 1-tommers marginer.
Angi målene
Forklar årsaken til besøket. Målene inkluderer hyppigheten av besøket, sammen med primære beregninger eller områder av vurdering. For eksempel kan besøket være det første i en serie på fire gjennomført i løpet av et år for å gjennomgå implementeringen av nye retningslinjer eller produksjonsmålinger. Angi klart hva du lette etter i besøket, inkludert tidligere besøk, anbefalinger eller handlingsplaner.
Eksempel:
Denne rapporten skal avgjøre om Plainview School har oppfylt alle lisensbehov for etterskoleopphold.
Diskutere tilbakemelding og nøkkelinnsikt
Legg merke til identiteten til nøkkelpersoner som ble intervjuet under besøket. Besøk kan omfatte møter med ledende ledende personell på stedet, for eksempel ledere eller operatørledere. Det er også vanlig å møte med lavere nivåer som er mer kjent med operasjonsprosesser.
Eksempel:
Personer som ble intervjuet, inkluderte Sarah Winters, skoleleder, skolesykepleier Emily Thorn, Rick Marden, grunnlærer og Carol Hathaway, ernæringsfysiolog og diettist.
Diskuter nøkkel tilbakemelding levert av ledelse og ansatte. Det er ikke nødvendig å sitere de intervjuede, men å istedet se etter viktige innsikt og fellesområder. Inkluder eventuelle standardiserte undersøkelser som ble brukt eller en bestemt serie spørsmål som ble spurt under besøket.
Liste Nøkkelinnsikt og observasjoner
Observasjoner er basert på det som er personlig sett og ikke formidlet basert på intervjuer. For eksempel kan besøkende visuelt merke at operasjonen ser ut til å ha for mange arbeidere som ikke blir opptatt. Alt fra renslighet til generell organisasjon er gjenstand for observasjoner. Inkluder disse innsiktene i besøksrapporten.
Eksempel:
I løpet av et besøk på midten av dagen var lunsjtilbudet et vegetabilsk og et fruktvalg, men det var ikke noe alternativ som tilbys for de med spesielle kostbehov.
Sammendrag Konklusjoner
Bestem om organisasjonen møter mål basert på tilbakemelding og observasjoner. Bruk detaljer og kvantifiserbar informasjon der det er mulig, for å støtte konklusjoner. Hvis for eksempel målet om et besøk til en ny fabrikk er å avgjøre om det var 60 prosent bemannet i første kvartal, gi de faktiske menneskelige ressursnumrene med omsetning, eksisterende rekrutteringsinnsatser og avdelinger hvor mangler eksisterer.
Gi fremtidige handlingsplaner
Oppgi når fremtidige besøk er planlagt hvis noen, og om disse er forhåndsbestemt eller et resultat av det siste besøket. Dette kan for eksempel ha vært det tredje årlige besøket på kvartalsplan. Gi anbefalinger for forbedringer. Hvis bestemte handlingsplaner er definert, oppgi disse i detalj. Dette gir en suksess metrisk for neste besøk.
