Det går alltid mye på et besøk på industriområdet, spesielt hvis et selskaps bunnlinjen er avhengig av rapporten du vil levere til bedriftsledere etter besøket. Den enkle delen av jobben din vil få plantemedarbeidere til å lede deg rundt til kontorer og arbeidsområder du må evaluere. Den vanskelige delen er å sørge for turen du tar og presentasjonene gir en nøyaktig avbildning av interessepunktene du blir belastet med å undersøke og evaluere. Når du har fullført evalueringen, utarbeide en industriell besøksrapport for å oppsummere funnene dine.
Kjenn loven
Det er viktig å merke seg at en industriell besøksrapport ikke nødvendigvis er et lovlig krav, men består snarere av opplysninger som er sammensatt av enkelte arbeidsgivere frivillig for å vurdere selskapets sikkerhets- og risikostyringsprogrammer. Det er ikke et krav i den føderale arbeidssikkerhetsloven fra 1970, kjent som OSHA. Hver stat har imidlertid sine egne krav under OSHA, så vær sikker på å vite reglene som gjelder for organisasjonen din. En industriell besøksrapport kan være nyttig i å presentere sikkerhets- og risikostyringsinformasjon til potensielle forsikringsselskaper, og hjelper også en organisasjon å bestemme måter å forbedre sikkerhetsforanstaltninger til arbeidstakere.
Vær grundig og ta notater
For å skrive en høyverdig industriell besøksrapport er det viktig å bruke flere metoder for innsamling av opplysninger: Ta med et pute og en penn eller en digital enhet for å lage notater om emner du er pålagt å samle. Spor observasjoner og samle utdelinger mottatt fra verten din. Reflekter på besøket og notatene ned på slutten av arbeidsdagen. Dette vil være spesielt viktig for industrielle besøk på stedet som varer flere dager.
Stille spørsmål
Ikke nøl med å stille spørsmål og søke detaljerte svar, vedvarende når det er nødvendig for mer informasjon. Be om støttedokumenter og hold styr på detaljer. Legg merke til datoen eller datoene for besøket, grenen og stedet, antall ansatte og kvadratfotene av bygningen. Å legge et kart over de besøkte områdene er også nyttig. Legg merke til de ulike avdelingene, antall ansatte i hver avdeling og navnene på de du snakker med.
Vet hva som skal inkluderes
Start den industrielle besøksrapporten ved å angi målene for ditt besøk og følg hver med observasjoner om hvorvidt målet ble oppfylt. Spesifikke detaljer knyttet til målene er også nyttige. Ta med så mye detaljer som mulig om inspeksjoner, arbeid og sikkerhetspraksis og mangfoldet av andre elementer som er unike for det industrielle området du besøker. Sikkerhetsutstyr på stedet og andre funksjoner som sikrer sikkerheten til ansatte (og kunder, hvis det er aktuelt) bør noteres.
Oppsummer dokumentasjon av sikkerhetsforanstaltninger
Rapporten din bør inneholde informasjon knyttet til retningslinjene, avdelingene og prosedyrene som er ansvarlige for å sikre sikkerhet. Gjennomgå og ta opp sammendrag av sikkerhetslogger, som ofte inkluderer vedlikeholdsregistre for kjøretøy, narkotikatestverifikasjon og OSHA-sikkerhetslogger. Arbeidskompensasjonsinformasjon kan også inkluderes. Det er nyttig å utarbeide en ordliste eller indeks som følger vedleggene som er oppnådd under besøket du trenger å dele. Utarbeide også en enkeltsidig sammendrag som syntetiserer den viktigste informasjonen i rapporten. Plasser den på forsiden av presentasjonsmaterialet slik at de som trenger oversikt over besøket, kan få det de trenger raskt fra denne siden.
Lag anbefalinger
Rapporten din skal også dekke konklusjoner og anbefalinger basert på dine observasjoner under besøket. Vær rett og slett objektiv og kortfattet i å lage dem. Bruk skjønn når du inkluderer sensitiv informasjon som kom deg som et resultat av å være på stedet. Dine anbefalinger for forbedrede sikkerhetstiltak er kanskje en av de viktigste delene av rapporten. Hvis et selskap ikke sørger for regelmessig sikkerhetstrening og oppdateringer om beste praksis, må du notere hvordan det kan innlemmes i selskapets kultur. Anbefalinger kan være både proaktive og reaktive, spesielt når man illustrerer hvordan selskapet og dets ansatte skal reagere i nødssituasjoner på arbeidsplassen. Det bør også være katastrofeberedskapsarbeid på plass.
Vær din egen redaktør
Når du har kompilert notatene dine og skrevet rapporten, må du sørge for at den oppfyller kravene fastsatt av selskapets retningslinjer når det gjelder lengde og nødvendig innhold. Hvis dette ikke er lagt ut for deg, må du ha en femsiders rapport med støttevedlegg. Kontroller at rapportens sider er nummerert. Ved å legge til titler bidrar punktposter og underposisjoner til å organisere innholdet og forbedre lesbarheten. Dobbeltkjekke fakta mot dine notater på stedet. Selvfølgelig, kjør alltid stavekontrollen og gi rapporten en ny gjennomgang for å ta feil. Og viktigst, send inn rapporten om industriområdet raskt.
