I nesten alle virksomheter er en datamaskin et viktig verktøy for å drive den daglige driften, øke produktiviteten og kommunisere med kunder, leverandører og publikum. Ledere bruker datamaskiner av ulike grunner, blant annet å holde lagene på sporet, budsjettere og planlegge prosjekter, overvåke inventar og klargjøre dokumenter, forslag og presentasjoner. Ledere må forstå ikke bare de grunnleggende funksjonene til bedriftens programvareverktøy som brukes på kontoret, men også Internett og andre eksterne databehandlingsverktøy som kan forbedre måten de forvalter avdelingene på.
Forretningsplanlegging
Forretningsplanlegging kan ta mye tid til en leder, men dataprogrammer gjør det enklere. Fra å bruke e-postprogrammer som Outlook eller Google Mail til å angi avtaler, er oppgaver og frister for å bruke finansielle verktøy for å utvikle budsjetter og prosjektforslag, avgjørende for bruk av datamaskiner for å planlegge de daglige aktivitetene i en bedrift. Ledere bruker også Internett til å undersøke sine bransjer, konkurransen og søke etter ideer for å hjelpe dem med å lage planer om å engasjere kunder, vinne mer virksomhet og lykkes i den konkurransedyktige forretningsverdenen.
Record Keeping
Ledere holder oversikt over mye informasjon som er viktig for selskapets suksess. Fra kundeoppføringer til økonomiske poster til ansattes rekord, er dataene et selskap må lagre tilsynelatende uendelige. Bruk av datamaskiner til å lagre og administrere dokumenter, filer og poster reduserer mengden fysisk lagring som et firma trenger, og tillater også at ledere har enkel tilgang til filene sine ved hjelp av enkle dokumentssøkemetoder. I tillegg kan ledere enkelt dele informasjon om en ansattes historie og jobbprestasjon med andre ledere i selskapet ved å lagre poster.
Kommunikasjon
En av de vanligste bruksområder for datamaskiner i virksomheten er kommunikasjon. Kommunikasjon er viktig, ikke bare mellom ansatte, men også med kunder. Mange kundeserviceavdelinger bruker datamaskiner til å logge tjenesteproblemer og registrere deres resolusjoner. Ved hjelp av e-post og direktemeldingsprogrammer kan ansatte samle informasjon fra hverandre som de trenger for å fullføre jobbene sine. Det tillater også ledere å delegere arbeidsoppgaver og følge opp på prosjekter.
Dokumentforberedelse
For å lage regneark, presentasjoner, notater og andre bedriftsdokumenter, er datamaskiner avgjørende for virksomheten. Ledere må ha en grunnleggende forståelse av felles arbeidsplassproduktivitetsprogramvare som Microsoft Office, men spesialiserte næringer som reklame og markedsføring krever også at ledere skal jobbe med mer avanserte programmer som Adobe Photoshop og Illustrator for å lage visuelle materialer til kunder.
