Arbeidet med en møteplanlegger kan være skremmende gitt antall detaljer som er involvert i planlegging og oppføring av en høyttalerkonferanse, men hvis du nyter utfordringen med multitasking og er kjent for å være en master i jonglering detaljer, vil du være godt forberedt på jobb.
Elementer du trenger
-
Master sjekkliste
-
Speaker kontrakter
-
spillested
-
Nødsikkerhetsplan
Begynn å planlegge høyttalerkonferansen minst et år i forveien - lenger hvis folkene du har tenkt å fungere som gjestens høyttalere, er høyprofilerte menn og kvinner hvis kalendere fyller år på forhånd. Opprett en master sjekkliste som beskriver hver oppgave som må oppnås for å bringe høyttalere til konferansen og forsyninger, utstyr og bestemmelser som må innhentes for å arrangere arrangementet.
Bestill et konferansested på en lett tilgjengelig sted som er beleilig plassert i nærheten av flyplasser, offentlig transport, hoteller, restauranter og andre fasiliteter som ansatte på disse stedene er opplært til å håndtere konferansemengder døgnet rundt. Be advokaten din om å utarbeide en standardtalende kontrakt, slik at du har en juridisk bindende avtale med hver høyttaler for å dukke opp og delta i arrangementet.
Arbeid på konferansedagboken, slik at høyttalerne er planlagt hensiktsmessig. Tilordne de mest dynamiske høyttalerne til å håndtere hoved- og sluttvinduene, slik at deltakerne er begeistret av førstnevnte og inspirert av ordene fra den siste. Se høyttalere av dine tidsgrenser og imponere på viktigheten av å forlate tid til feltfelter.
Bestil rekvisita, registreringstabeller, ordne utstyrsleie, skilting, merker og et kredittkort / kvitteringssystem for de som ikke har kjøpt forhåndsbilletter. Send en bekreftelsesplan til konferansens høyttalere flere måneder før datoen for å gi deltakerne god tid til å lage transportplaner. Bekreft organisasjonens ansvar, for eksempel flygebyrrefunksjoner, forhåndsbokte innkvartering eller per-diem-utgiftsgrenser, og sørg for at høyttalere får en liste over sosiale arrangementer de er invitert til som en del av besøket.
Oppfylle en reserveplan som dekker katastrofale muligheter: død eller skade av en høyttaler eller et siste øyeblikk stedendring. Tilordne frivillige til å fungere som hver høyttalers vert og reservere limousine- eller taxi-tjenester for å drive høyttalere rundt hvis transport ikke er blant vertsens ansvar. Fullfør oppgaver i siste øyeblikk som å bestille snacks og tilfeller av vann til høyttalere.
Muster din utholdenhet for de siste forutbestillingsdagene - hvis lydvisuelle hjelpemidler kommer til å gå forsvinner, skal hotellromblandinger oppstå og flyene forsinkes, dette er en tendens til å være tiden da ting går ut av kontroll. Hold dine wits om deg og stole på din hoved sjekkliste. Når du har skrevet postkonferanse takknemmene til høyttalere, gjør deg selv en tjeneste og ta en ferie. Du har fortjent det.
