Arbeidsgivere bruker en ansattes IRS-skjema W-4 for å bestemme mengden av føderal inntektsskatt for å holde tilbake fra lønnen. Dette skjemaet gir arbeidsgiveren den ekteskapelige statusen og antall pårørende som arbeidstakeren hevder. Arbeidsgiveren er også i stand til å holde tilbake et ekstra dollarbeløp, som angitt av den ansatte. Denne vitale formen er vanligvis inkludert i papirarbeidet som er fullført av nyansatte ansatte.
Krav
Arbeidsgivere må ha fullført W-4 på hver ansatt. Dette skjemaet skal fylles ut før en ansatt begynner å arbeide og gjøres effektiv for den ansattes første lønnsperiode. Skjemaer er også tilgjengelig på spansk. En arbeidsgiver kan motta W-4 skjemaer elektronisk.
Utløp
W-4 skjemaer utløper ikke; De forblir i kraft til ansatt fullfører en annen W-4. Ansatte som ikke er pålagt å ha skatter, må fullføre en ny W-4 innen 16. februar hvert år. Hvis arbeidstaker ikke sender på nytt en W-4 som fortsetter sin fritatte stilling, bør arbeidsgiveren holde tilbake skatteskatt som om han er single uten etterlatte.
IRS Review
IRS kan be om å inspisere arbeidsgiverens W-4 skjemaer. Hvis IRS sender en representant til en arbeidsgiver kontor, vil de se på originale W-4 skjemaer for noen eller alle forretningsmedarbeidere. Alternativt kan IRS be arbeidsgiveren sende inn papir eller elektroniske kopier av W-4 skjemaene for utvalgte ansatte eller hele arbeidsstyrken. Etter gjennomgang kan IRS informere arbeidsgiveren om at en arbeidstaker ikke har krav på det tilbakeholdte han hadde gjort krav på. Innkallingen fra IRS vil informere arbeidsgiver om riktig tilbakeholdenhet for den ansatte og datoen arbeidsgiveren skal overgå til det tilbakeholdte.
Supplerende skjemaer
En arbeidsgiver kan bruke en form for eget design som en erstatning så lenge den inneholder det eksakte språket som IRS-skjemaet W-4. Substitusjonsskjemaet kreves for å oppfylle alle IRS-krav. Ansatteutformede W-4-skjemaer er ikke gyldige.
W-4 skjemaer kan lastes ned fra IRS nettside eller bestilles på telefon: (800) 829-3676. Skjemaene kan også kjøpes i bulk fra kontorforretninger.
