Selv i denne dag med øyeblikkelig kommunikasjonsteknologi er formelle forretningsbrev fortsatt vanlig skrevet. Det er flere grunner til at en person eller bedrift kan velge å skrive et brev i stedet for å sende en e-post eller faks. Når du sender et forretningsbrev, må de tre hoveddelene - begynnelse, midt og slutt - skrives riktig.
Begynnelse
Begynnelsen av brevet inneholder opplysninger som ikke er direkte relatert til meldingen i brevet. Datoen vises øverst. Adressene til avsenderen og mottakeren er skrevet neste; Men hvis avsenderens adresse vises i overskriften eller bunnteksten i brevet, trenger den ikke å skrives. Dette følges av referanselinjen - sett på som "RE:" - som er delen av begynnelsesdelen av brevet som vedrører brevets melding. Den oppsummerer meldingen i ett til åtte ord. Deretter må det være en hilsen eller hilsen til hvem brevet er adressert. Det er vanligvis i formatet "Kjære herre:" eller "Til hvem det kan bekymre seg:" med et kolon etter hilsen; personlige bokstaver bruker et komma etter hilsen, men virksomhetsbokstaver bruker alltid et kolon.
Midten
Midt på brevet er mer kjent som bokstavets kropp. Den inneholder grunnmeldingen. Første punktum skal introdusere emnet som tas opp. Detaljer og punkter av hensyn kommer neste. Til slutt er det en konklusjon. Brevets kropp skal være til punkt og konsis. Personlige gjenstander eller problemer mellom avsender og mottaker bør ikke inngå som en del av forretningsbrevet.
Slutt
Det er noen grunnleggende elementer i et brev som utgjør sin slutt. En avsluttende hilsen, som "Vennlig hilsen" eller "Hilsen", er hensiktsmessig. Nedenfor skriver du avsenderens navn. Ta med avsenderens tittel enten på samme linje som navnet eller direkte under det. La omtrent to inches mellomrom mellom avsluttende hilsen og avsenderens navn; Denne plassen er for avsenderens signatur. Hvis avsenderen hadde noen typen og forberede brevet, kan personen bli anerkjent under avsenderens navn og tittel. Det er flere måter å gjøre dette på. Den vanligste måten er å skrive avsenderens initialer i store bokstaver, skriv et skråstrek (/) og skriv preparatens initialer (for eksempel ABC / def). Vedlegg bør noteres på slutten av brevet. Skriv ordet "Enclosure (3)" med 3 er antall innhegninger som er inkludert i postadressen.
Sende brevet
Brevet er pent foldet for å passe perfekt inn i en konvolutt i forretningsstørrelse. Vedlegg er ikke stiftet til brevet. Bedriftsbokstaver har mottakers navn skrevet på konvolutten i stedet for håndskrevet. Mange bedrifter har preprinted konvolutter designet med en firmalogo og adresse. Disse er de mest profesjonelle utseende. Mindre bedrifter kan bruke forhåndsdefinerte adressetiketter. Disse er akseptable, som er skrevet returadresser. Håndskrift er ikke ansett som profesjonelt og skal unngås.
