Kredittanker er ofte nødvendige når kundene ikke klarer å betale som avtalt. Holdet forhindrer kunden i å kjøpe flere varer eller tjenester til du mottar betaling. Brevet krever imidlertid nøye vurdering slik at det oppnår målet om å samle inn på kontoen samtidig som kunden holdes som kunde. Det er mulig at noen kunder opprørt av et konto med kredittkort kan ta sin virksomhet andre steder. Derfor er andre muligheter for innsamling viktig før du sender brevet som en siste utvei.
Se gjennom betalingsloggen på kontoen. Bekreft at kunden har mottatt en rekke betalingspåminnelser via post og telefon.
Skriv brevet med en forståelse, men sterk tone som du viser takknemlighet for kunden mens du insisterer på betaling. I første ledd, takk kunden for å støtte virksomheten din, og bekreft at vanskelige økonomiske tider eller andre grunner kan føre til at enhver kunde faller bak på en konto.
Kunngjør kredittvoksen med første setning i annet ledd, slik at den står alene for vekt. Skriv det, "Jeg beklager imidlertid at vi må suspendere kreditten din umiddelbart på grunn av manglende betaling." Eller bruk annen ordlyd som formidler den samme meldingen.
Beskriv balansen i tredje ledd og fortell nøyaktig hva som må skje med å løfte kredittkortet. Oppgi en frist for betaling og fortelle kunden at tildeling til en gjeldsinnhenter er mulig.
Avslutt brevet ved å igjen takke kunden for sin lojalitet. Legg direkte telefonnummer i brevet og inviter kunden til å ringe for å diskutere betalingsarrangementer.
