Notater sendes ofte til mange mennesker om gangen og er ikke ment å være tilpasset som et forretningsbrev er. Et forretningsmemo er skrevet for å gi instruksjon eller informere et publikum. Publikum kan være medlemmer av organisasjonen eller en tredjepart, for eksempel en klient. Når du skriver et klientnotat, er det enda viktigere å forbli profesjonell i hele notatet og å gi rikelig med informasjon. Ytterligere materialer, for eksempel informasjon om din bedrift, kan bli inkludert i klientnotatet.
Opprett overskriften til klientnotatet ditt. Overskriftskategoriene er Til, Fra, Dato og Emne. To-delen skal inneholde alle klientene du sender notatet til. Ditt navn går i Fra-delen. Datoen du sender notatet, skal skrives etter "Dato", og emnet i notatet skal tydelig forklare formålet, for eksempel "Tilleggsinformasjon som er nødvendig for nettsideprosjektet."
Skriv første avsnitt med klienten i tankene. Første ledd bør være noen setninger som kort forklarer formålet med notatet. Ved hjelp av prosjekteksemplet på nettstedet, ville du forklare prosjektet du jobber med for kunden, hvorfor du trenger mer informasjon og hva den informasjonen er. Dette er et sammendrag, så ingen detaljer må inngå enda.
Skriv kroppen til notatet, som vanligvis er noen få avsnitt langt. Dette er hvor du vil inkludere detaljer for kundens referanse. For eksempel kan du snakke om hvilket aspekt av nettstedet prosjektet du har problemer med og hvilken spesifikk informasjon du trenger fra klienten.
Inkluder trinn du trenger klienten til å ta, hvis det er aktuelt, i avsluttende avsnitt. Informative notater, for eksempel oppdatering av klienten om en ny bedriftspolicy, trenger ikke denne delen. I prosjekteksemplet på nettstedet må du imidlertid forklare kunden hvordan du foretrekker at ytterligere informasjon skal sendes til deg. Hvis det ikke kreves handling fra klienten, kan du gi kontaktinformasjonen din dersom han har spørsmål. Ikke glem å takke ham for hans tid.
