Enten du er et enkeltpersoners team eller et fullverdig selskap, har kontorprosedyrer og retningslinjer en god måte å etablere noen grunnregler for virksomheten din. Dette hjelper deg ikke bare med daglige oppgaver, men det kan også hjelpe de nye ansettelsene dine når de kommer i gang og de etablerte medarbeiderne når de skal sjekke administrative forhold.
Etablere retningslinjer og gjøre dem tilgjengelige
Å lage en manual for det 21. århundre kontor er et flott sted å starte. Kontorhåndboken bør inkludere prosesser og prosedyrer for viktige aspekter av virksomheten din og bør nevne noen bemerkelsesverdige poeng fra føderale, statlige og lokale arbeidsrett. Inkluder informasjon om permisjon, ikke-diskriminerende politikk og arbeidstakers kompensasjon.
Dette er også hvor du kan inkludere bedriftens oppdrag, visjon og kjerneverdier. Disse hjelper alle i virksomheten å holde seg på rette spor og arbeide mot det samme målet. Det kan inneholde retningslinjer for ansattes oppførsel, kleskode, røyking, kontorstid, lønn, kampanjer og fordeler. Gjør håndboken din tilgjengelig for alle ansatte ved å tilby den både online og på utskrift. Gi en kopi alle ansatte og be dem om å signere et bekreftelsesbrev som sier at de har lest retningslinjene og forstått dem.
Ta hensyn til teknologi i det 21. århundre Office
I et 21. århundre kontor er det viktig å integrere teknologi i retningslinjene dine. Uavhengig av bransjen du jobber med, spiller teknologi en viktig rolle i kontorprosedyrer. Mange ting er gjort på datamaskiner og smarttelefoner. Bestem om bedriften din tillater bruk av kontorsteknologi av personlige grunner og hva dine sikkerhetsforanstaltninger er. Er ansatte lov til å bruke sine telefoner mens de jobber? Ved å etablere slike regler, vil du kunne fjerne eventuelle uenigheter før de skjer.
Opprette retningslinjer for hver rolle eller avdeling
Avhengig av din virksomhet kan du velge å etablere prosedyrer for hver avdeling eller hver rolle i selskapet. For eksempel, hvis du har en produksjonsavdeling, vil deres prosedyrer utvilsomt være forskjellig fra salgsavdelingen og markedsavdelingen din. Ved å skrive ned daglige prosedyrer for hvert område av virksomheten din, hjelper du ombord på nye ansatte raskere og vil kunne veilede erfarne ansatte når de glemmer hvordan man skal utføre en bestemt oppgave. Å ha et referansepunkt hjelper deg også å holde styr på alt i din virksomhet. Noen kontorer som har flere nivåer av ansatte, kan velge å inkludere et organisasjonsdiagram slik at alle er klar over hva deres rolle er innenfor det større bildet av selskapet.
Å holde kommunikasjonslinjene åpne
Retningslinjene dine kan oppdateres når et nytt viktig element må inkluderes. De trenger ikke å bli satt i stein. Sørg for at du kommuniserer med dine ansatte regelmessig når du legger til noe i kontorprosedyrene eller i kontorhåndboken. I tillegg bør alle dine kontoroppgaver være lett tilgjengelige. Pass på at ansatte vet hvor de kan søke om hjelp hvis de har spørsmål angående ferie tid, bruk av mobiltelefoner, arbeidskompensasjon eller annen moderne kontorpraksis.
