Kirkemøte minutter gir den offisielle, juridiske oversikten over handlinger av styret eller komiteen. De er viktige internt for historisk nøyaktighet og brukes også av eksterne parter; for eksempel av utlånsinstitusjoner for å fastslå at kirken har godkjent et byggeprosjekt før det utstedes et lån til det. revisorer og IRS ser også på protokollen som bevis på at visse finansielle transaksjoner ble godkjent. I de fleste organisasjoner tar sekretæren eller registreringssekretær protokollen.
innhold
Selv om spesifikt innhold varierer av utvalg, er det generelt minutter for alle kirkesamfunn:
- Opplysninger om møtet, for eksempel tid, dato, sted, hvem deltok og som presided.
- Hvorvidt møtet regelmessig er planlagt eller et spesielt møte og, hvis spesielt, hvem som ringte møtet og for hvilket formål - vedlegg en kopi av møteopplysningen.
- Bestilt oversikt over hva som skjedde på møtet.
- Oppsigelse og tid.
- Signatur av sekretær og, når protokollen er godkjent, den presidiserende sjefen.
En av de mest utfordrende aspektene ved å ta en liten stund er å bestemme hvor mye detaljene som skal registreres. Mennonite Brethren Historical Commission foreslår å registrere hovedpoengene i diskusjonene som fører til beslutninger, samt alternativer som er vurdert og en oppsummering av hvorfor komiteen valgte ett alternativ over de andre. Det evangeliske råd for finansiell ansvarlighet antyder at styret etablerer en policy om detaljer som er konsistente uavhengig av den enkelte sekretær. Det antyder å inkludere nok detaljer for å vise at styret var forsiktig, men ikke så mye at protokollen leste som en roman.
Tar notatene
Før møtet begynner, få en kopi av dagsordenen. Når møtet utvikler seg, ta detaljerte notater vedrørende møteopplysninger, styrets rapporter, diskusjoner og handlinger som styret går gjennom hvert punkt på dagsordenen. Opptak bevegelser, beslutninger og beslutninger verbatim, men oppsummer diskusjoner. Pass på å inkludere navnet til hver person som lager en bevegelse eller som initierer handling og eventuelle interessekonflikter. Når møtet er ferdig, skriv ut og kondens notatene dine for å inkludere de riktige detaljene, og sett dem i riktig format, begynner med møteopplysningene, og fortsetter i rekkefølgen av dagsordenen.
Bevare protokollen
Når du har fullført utkastet til minuttene, sirkulerer dokumentet til medlemmene. Protokollen du har skrevet for dette møtet, vil bli godkjent, med eller uten rettelser, på neste møte. Når minutter er godkjent, utarbeide en endelig kopi, skriv deretter inn dokumentet og be presidenten om å signere det også. Lagre minuttene kronologisk i en løse bladmålebok, sammen med møteagendaen. Den løse bladboken bør også inneholde en innholdsfortegnelse, og kopier av kirkens vedtekter og grunnlov. På et tidspunkt, kanskje årlig, kan minutter være faglig bundet.
