Møte minutter er en oversikt over alle viktige opplysninger som er diskutert og eventuelle beslutninger tatt under et forretningsmøte. Normalt registrerer en utpekt minutttaker møtet på papir eller en bærbar datamaskin. Møte minutter sørge for at ingenting av betydning som er sagt i et møte, er glemt, og hindre fremtidig uenighet om hva deltakerne sa. Møte minutter er også nyttige for folk som ikke kunne delta i et møte. Sørg for at du tar opp alt riktig ved å følge noen retningslinjer for møtetidene.
Samle informasjon fra verten, for eksempel navnene på alle ledere, formålet med møtet og møtens agenda, før møtet begynner. Dette hjelper deg med å følge med i diskusjonen. Du kan konsentrere deg om å ta en liten stund hvis du ikke er en stor deltaker i møtet. Bekreft din rolle med verten, hvis du er usikker.
Lytt nøye så snart møtet begynner. Unngå å få distraksjoner som mobiltelefoner, eller, hvis du tok med en bærbar datamaskin, sjekker e-post eller surfer på Internett. Hold fokus på diskusjonen ved hånden.
Opptak bare hovedpunkter. Å skrive ned hver eneste detalj er umulig og unødvendig. Bestem hva som er viktig ved å vurdere formålet med møtet. Ta opp eventuelle meninger eller forslag som er stemt, problemstillinger er uenige og beslutninger som er nådd.
Omskrive når det er mulig. Skriftlige uttalelser er ikke nødvendig, og tar for mye tid. Parafrasering viser at du forstod hva deltakere diskuterer.
Nummer sidene dine, hvis du skriver med penn og papir, for å unngå å blande papirene.
Still spørsmål når det er nødvendig. Ikke vær redd for å stoppe eller holde opp møtet hvis du må bekrefte hva noen sa.
Still spørsmål umiddelbart etter møtet mens infoen fortsatt er frisk i tankene dine, hvis du trenger å avklare et problem for komplisert å hente opp under møtet.
Skriv så objektivt som mulig. Som en liten taker er det ikke din rolle å gi din mening eller censor diskusjon, men heller å oppsummere oppsummere det som ble sagt.
Kontroller notatene dine for stavemåte, tegnsetting og klarhet når du vurderer dem senere. Skriv opp en god kopi før du distribuerer minuttene til de nødvendige personene.
