Enten for en bostedsforening eller multinasjonalt aksjeselskap, møtemøter danner det juridiske grunnlaget for eventuelle handlinger tatt av gruppen. Bevillinger, politikk, kjøp - enhver virksomhet i selskapet, non-profit eller for-profit - må registreres i minutter. Noen organisasjoner er mer uformelle enn andre - du vil sannsynligvis ikke høre at en nabo beveger seg for å legge en bevegelse på bordet i en kirkekomite - men alle må operere i henhold til beslutninger fra deres styrende organer. Minutter gir bevis på disse handlingene og definerer deres hensikt.
Vær forberedt
Planlegge på forhånd. Samle dagsordenen og en liste over medlemmer eller møtedeltakere i hånden før møtet. Hvis gruppen din ikke vanligvis opererer med en agenda, oppfordrer den til å begynne å gjøre det for å opprettholde fokus. Finn ut hvor mange medlemmer som trengs for å drive virksomhet, så du kan merke tilstedeværelsen av et quorum i minuttene om nødvendig.
Lag en mal som skal brukes til notatene dine. Inkluder mellomrom for dato, klokkeslett og sted, og en sjekkliste over medlemmer for å krysse av deltagere og fravær. Hvis møtet innebærer offentlig innsats, inkluderer linjer for navn og problemene som adressene adresseres. Flere nettsteder som Meetingtemplates.com tilbyr gratis maler for ulike typer møter.
Fyll inn dato, klokkeslett, sted, deltakere og quoruminformasjon på møtet. Legg merke til hvem som ringte møtet for å bestille og klokka. Hvis det er mulig, spør medlemmer av offentligheten for å registrere navnene sine, så du trenger ikke å spørre hvordan de skal stave dem. I store medlemsgrupper sirkulerer du et registreringsark for å dobbeltsjekke din sjekkliste.
Utfør nøyaktig
Ta opp hvert problem, og enhver handling som er tatt på hver. Ta alltid med navnet til medlemmet som gjorde bevegelsen. Den første bevegelsen er generelt å godta protokollen fra et tidligere møte, etterfulgt av eventuelle komiteer. Ta med anbefalinger og eventuelle tiltak som er truffet som svar. Bevar skriftlige utvalgsrapporter for å inkludere med de endelige protokollene. Ikke prøv å oppsummere diskusjoner.
Merk navnene til de som innfører, flytter eller på annen måte fortaler handling sammen med en nøyaktig omstilling av hver bevegelse. Mange organisasjoner registrerer også personen som sekvenser bevegelsen. Ikke nøl med å be om omstilling eller avklaring - denne offisielle platen binder gruppen til spesifikke tiltak.
Legg inn stemmer i henhold til organisasjonens system. Du trenger minst et antall stemmer. Noen grupper legger også til navn og registrerer hvordan hver enkelt person stemte.
Legg inn tid og metode for avbrudd. Skriv ditt navn som sekretær-minutt-keeper.
Følg gjennom
Skriv minutter opp umiddelbart, mens møtet er friskt i tankene dine. Få dem til lederen for godkjenning innen en dag eller to sammen med en liste over rapporter eller utstillinger.
Send minutter til medlemmer og deltakere som har bedt dem om via e-post, førsteklasses e-post, en delt app som Microsoft OneNote eller skyprogram, for eksempel Google Disk.
Klargjør en offisiell kopi og vedlegg originale rapporter og utstillinger for den permanente posten.
Tips
-
Prøv å perfeksjonere en mal for organisasjonens behov, i stedet for å forsøke å passe dine møtenotater til en abstrakt mal. Mange forretningsmaler er for uformelle for organisatoriske eller offentlige møter.
Oppfordre bruken av Roberts ordreregler i din organisasjon. Det er et mye brukt format som kan tilpasses til formelt og uformelt møte.
