Når du driver et klubbmøte, kommuniserer du med alle klubbmedlemmer samtidig, planlegger fremtidige klubbaktiviteter og tar viktige beslutninger. For å drive møtet effektivt må du være organisert og ha en plan. Møtelederen opprettholder orden gjennom hele møtet mens du tar tak i alle emner på møtets agenda.
Forbered deg på forhånd. Bestem hva dine mål er for møtet og utgjør en bestemt handlingsplan for å møte disse målene. Lag en liste over emnene du vil adressere og lag kopier av denne listen for distribusjon til klubbmedlemmer.
Lag en innbydende atmosfære. Server forfriskninger før møtet og ha myk musikk på spill når klubbmedlemmer går inn i møteområdet. Dette vil skape en atmosfære som oppfordrer medlemmene til å slappe av og sosialisere før møtet begynner.
Start på gang. Lag en kunngjøring fem minutter før du planlegger å starte. Etter hvert som klubbmedlemmer finner sittegruppe, utdeler du kopier av møteagendagen. Dette gjør at klubbmedlemmer kan se på dagsordenen når du forbereder deg til å begynne.
Introduser nye klubbmedlemmer. Icebreaker økter er den beste måten å introdusere nye medlemmer på. Få dem til å oppgi hvor de vokste opp, hvor de gikk på skolen og hvorfor de bestemte seg for å bli med i klubben din.
Se gjennom minutter fra foregående møte. Dette minner klubbmedlemmer om handlinger som ble tatt under det siste møtet, og gir nye medlemmer en bedre forståelse av dagens møteemner.
Hold deg på oppgaven. Følg alltid møte agendaen. Hvis noen vil diskutere et emne som ikke er på dagsordenen, skriv emnet ned på et eget ark og takle det under det neste møtet.
Tillat tid til spørsmål og svar. Klubbmedlemmer vil sannsynligvis ha spørsmål, så vær forberedt på å svare på dem. Spør de med spørsmål for å heve hånden og ring på hvert medlem individuelt. Dette er også en god tid å oppfordre klubbmedlemmer til å komme med forslag til fremtidige møter.
Slutt på tid. Å ha en bestemt sluttid bidrar til å holde tilrettelegger på sporet. Hvis klubbmedlemmer har ytterligere spørsmål eller bekymringer, inviter dem til å snakke med deg etter at møtet avbrytes.
