Hvis du har gjort den ofte vanskelige og viktige beslutningen om å trekke seg eller trekke seg tilbake, må du i de fleste tilfeller si dine hensikter skriftlig. Bortsett fra å bryte nyhetene, citerer brevet også hovedgrunnene til avgjørelsen. Det er en felles høflighet for arbeidsgiveren å uttrykke disse intensjonene for å gi selskapet tid til å forberede seg på avreise.
Identifiser din intensjon om å forlate selskapet umiddelbart i første linje i brevet. Definer om dette er en oppsigelse eller pensjonering. For eksempel, en enkel, "Jeg skriver dette brevet for å informere deg om min beslutning om å trekke seg fra min stilling som salgsassistent til John Smith."
Angi den nøyaktige effektive datoen for avreise. Gi selskapet riklig varsel om minst to uker. Selv om det ikke er en betingelse for ansettelseskontrakten din, bør du legge et positivt inntrykk på det gamle firmaet dersom du avgår og planlegger å søke jobb hos et annet firma. Nye arbeidsgivere ringer ofte gamle arbeidsgivere for å spørre om arbeidet ditt og grunnene for å reise.
Diskuter årsaken til avreise. Bruk generelle grunner, for eksempel "Jeg jobber med en ny karriere" eller "Jeg jobber med nye muligheter." Unngå å få opp negative problemer fra jobben som kan ha bedt om din beslutning, for eksempel en dårlig opplevelse med en leder. Igjen må du holde viktigheten av å gi et positivt inntrykk på selskapets ledere i tankene dersom du trenger en henvisning i fremtiden.
Diskuter hvor takknemlig du skal ha jobbet for selskapet for å lukke brevet. Det er din avgjørelse om du vil tilby å hjelpe trene din erstatning her også. Hvis du vil ha menneskelige ressurser til å kjenne dine fremtidige planer, kan du gå inn i mer detalj i brevet.
Oppgi telefonnummeret ditt og spør Human Resources-lederen om å kontakte deg for å diskutere endelige spørsmål, for eksempel datoen for avslutningsintervjuet ditt. Hvis du går på pensjon, be om kontakt med pensjonsytelser fra selskapets administrationsavdeling.
