Family and Medical Leave Act, eller FMLA, er en føderal lov som krever at enkelte selskaper skal gi sine ansatte ubetalte frister for å håndtere medisinsk eller familiens nødstilfelle som for eksempel sykehusinnleggelse, graviditet eller alvorlig skade. Denne loven tjener til å beskytte arbeidstakernes arbeid mens de er borte og å fortsette viktige fordeler som helseforsikring. Hvorvidt din småbedrift må overholde FMLA, avhenger av hvor mange ansatte du har på lønnslisten din, og dine ansatte må også oppfylle spesifikke arbeidsvilkår for kvalifikasjon.
Hva er FMLA?
Passet i 1993, krever FMLA at visse størrelser av bedrifter gir kvalifiserte medarbeidere med en ubetalt familie eller medisinsk permisjon å ta vare på seg selv, deres barn, deres foreldre eller deres ektefelle. Standard årlig permisjonstid er maksimalt 12 uker, men dette øker til 26 uker per år for ansatte som trenger å ta vare på ektefeller eller barn som er i væpnede tjenester. Noen situasjoner som kvalifiserer arbeidstakere for permisjon under FMLA inkluderer:
- Graviditet og barnepleie etter fødselen
- Fosterpleie plassering eller adopsjon
- Flytting på grunn av militær distribusjon
- Alvorlige psykiske og fysiske helsemessige forhold eller skader som involverer sykehusinnleggelse eller langvarig omsorg
Under permisjonen må arbeidsgiver fortsette å yte regelmessige ytelser som helseforsikring til ansatt. Arbeidsgiveren må også opprettholde arbeidstakerens ansettelse slik at hun får en stilling når hun kommer tilbake fra permisjon. I tilfelle der selskapet må ansette noen annen for ansattes stilling, må selskapet gi henne en lik stilling når hun kommer tilbake til jobb.
FMLA Retningslinjer for små bedrifter
FMLA gjelder din småbedrift hvis du er basert i USA eller et besatt territorium, og hvis du har 50 eller flere ansatte som jobber for deg minst 20 arbeidsuker i kalenderåret. De amerikanske arbeidsdepartementets retningslinjer angir at du må telle en ansatt som vises på lønnen din uavhengig av arbeidsstatus. Dette betyr at selv ansatte som er på permisjon, bare jobber sesongmessig eller ikke får penger for arbeidet (for eksempel ubetalte praktikanter) teller mot 50-ansattes grense.
Statens lover for beredskapsloven kan gå utover FMLA-bestemmelsene for å kreve enda mindre virksomhet å gi permisjon. De kan også kreve at bedriften din tilbyr ekstra betalt eller ubetalt permisjonstid eller dekker ekstra situasjoner og familiemedlemmer. For eksempel konstaterer Statskonferansen om statlige lovgivere at Washington, D.C. utvider familie og medisinsk permisjon til 16 uker. California, New Jersey og New York er blant stater som har bestemmelser som krever at arbeidsgivere betaler berettigede ansatte en prosentandel av lønnene i permisjon.
FMLA-kvalifikasjon for ansatte
Selv når din småbedrift faller under FMLA-retningslinjene, betyr dette ikke at alle dine ansatte automatisk er kvalifisert for permisjon. For å kvalifisere må bedriftens ansatte ha jobbet for bedriften din for 12 måneder eller lenger. Dette betyr ikke at de må ha jobbet denne gangen uten pause, med mindre pause var minst syv år lang og ikke skjedde av en grunn knyttet til væpnede styrker eller andre spesielle forhold. I tillegg til fastsettelseskravet må dine ansatte ha jobbet 1.250 timer eller mer i de 12 månedene før begynnelsen forlater.
FMLA legger til en ekstra betingelse for små bedrifter som ansetter ansatte som jobber fra en lokal plassering, for eksempel reiseselgere og byggearbeidere. Hvis din eksterne ansatt ber om en medisinsk eller familieferie, kvalifiserer han seg bare hvis det er 50 eller flere andre ansatte i selskapet som arbeider innenfor 75 miles av ham på en bestemt arbeidsplass. For arbeidstakerne vurderer Arbeidsdepartementet hjemmekontoret som de ansatte rapporterer som arbeidsplassen i stedet for arbeidstakerens faktiske hjem.
FMLA forlate prosessen
Hvis din småbedrift faller under FMLA, må du sette opp en FMLA plakat på din arbeidsplass på et synlig sted, samt holde medarbeiderne informert om hvordan du ber om familie eller medisinsk ferie. Når en ansatt ber om permisjon, har du fem dager å fullføre prosessen med å verifisere ansattes kvalifikasjon. Fastsettelse av kvalifisering krever beregning av arbeidstakerens opptjening og arbeidstid de siste 12 månedene, gjennomgang av eventuelle tidligere FMLA forespørsler og vurdering av familie eller medisinsk problem mot FMLA retningslinjer.
Når en ansatt vises kvalifisert, kan du også be om ytterligere dokumenter som bekrefter nødsituasjonen, slike medisinske dokumenter som viser en alvorlig helsetilstand. Etter at verifikasjonen er fullført, vil du gi den ansatte beskjed om permisjonstid og vilkår for permisjonen (for eksempel bruk av feriepenger og videreføring av helseforsikring). Mens du er på permisjon, bør din medarbeider gi deg beskjed hvis lengden på permisjonen eller helsetilstanden eller familiens situasjon endres.
