Planlegging er en av de verdslige administrative oppgaver som ingen ønsker å gjøre; Men manglende utvikling av en systematisk måte å registrere viktige datoer og milepæler kan ødelegge de bestlagte planene. En hovedkalender bør inkludere viktige datoer, bli automatisert, og inkludere et tickler system for å varsle folk om kommende datoer. For å kunne lage en masterkalender effektivt må den være intuitiv, effektiv og ha godt skrevet prosedyrer for alle brukere.
Oppgi en person for å holde ansvar for vedlikehold og sikkerhetskopiering. Denne personen skal være ansvarlig for å gjennomgå og legge inn nøkkel datoer i kalenderen før distribusjon.
Oppgi sluttdatoer og frister. Endelige datoer er kanskje den viktigste grunnen til å opprette og vedlikeholde en felles mesterkalender. Disse datoene skal skille seg ut og bli skrevet med fet skrift, farget eller alle kappene.
Arbeid med fagpersoner og støttepersonell for å avgjøre tickler datoene før fristen. Dette er avhengig av aktivitet og organisasjon. For eksempel vil du kanskje gi en påminnelse en uke før et stort budsjettmøte. En happy hour-gruppe kan imidlertid bare kreve en påminnelse en time før arrangementet. Du vil også ønske å bygge opp tid for reise hvis hendelsen ikke er i umiddelbar kontoret.
Bestem en prosess for å informere brukere om endringer. Dette kan være en formell eller uformell prosess. Det bør imidlertid være tydelig angitt i prosedyrer. Du må også gi en måte å bekrefte endringen på. Dette kan være en rask e-post med en bekreftelsesforespørsel til alle ansatte eller møtedeltakere.
Gi mulighet til å inkludere oppfølgingsdatoer. Oppfølgingsdatoer er datoer som kommer opp som et resultat av et annet møte. Det vil si at de er knyttet til et opprinnelig møte. Et eksempel ville være en AR (handling nødvendig) for finansiering for å fullføre før neste møte. Å kunne legge ved oppfølgingsdato til det opprinnelige møtet er en god måte å automatisere prosessen og gi mer effektivitet til neste møte eller arrangement.
Skriv ut hovedkalenderen både daglig og ukentlig og distribuere. Dette er valgfritt avhengig av organisasjonen.
Plasser kalenderen sentralt. Dette kan være online, i en delt fil eller på et delt oppslagstavle.
