En prosjektoppkjøpsplan beskriver og dokumenterer alle kjøpene fra eksterne leverandører som vil være nødvendige for å støtte behovene til et bestemt prosjekt. Et prosjekt kan trenge datamaskiner, papir eller andre forsyninger, avhengig av prosjektets art. Oppsummering av prosjektets behov og hvordan forsyningene skal anskaffes, tillater tilstrekkelig budsjett og riktig planlegging. En god anskaffelsesplan vil også gi spesifikke skritt for hvordan man starter og utfører kjøp. Dette vil sikre at alle bud blir gitt rettferdig og er i selskapets beste.
Definer kravene til planen. Ta med alle målene i planen. For eksempel å skaffe varer fra de beste leverandørene til laveste pris.
Oppgi innkjøpsteamet. Denne listen vil inkludere alle parter som vil bli inkludert i anskaffelsesvedtakene. Ta med navn og kontaktinformasjon for hver person eller gruppe.
Dokumentere begrunnelsen for innkjøp. Ta med grunnene til at forsyningen er nødvendig og hvordan de skal brukes. Identifiser elementene som skal anskaffes i løpet av prosjektets levetid. Inkluder mengden elementer som trengs.
Bygg en tidslinje som identifiserer alle kjøpene som skal gjøres over prosjektets lengde. Innkjøp av forsyninger i bulk eller på bestemte tider av året kan medføre besparelser. Inkluder disse spesifikasjonene som en del av tidslinjen.
Definer leverandørvalgsprosessen. Dette inkluderer alle trinnene som kreves for å skaffe bud. Bestem et minimum antall bud som skal oppnås før du velger en leverandør. Oppgi eventuelle kontrakts- eller betalingsbetingelser som må avtales før du velger leverandøren.
Opprett en liste over oppgaver som bør utføres for å kjøpe et produkt. Identifiser alt papirarbeidet som må fylles ut for å behandle en innkjøpsordre. Innkjøpsordre må kanskje godkjennes av ledelsen.
Tips
-
Gå gjennom anskaffelsesplanen regelmessig. Endringer i leverandørbetingelser og andre markedsfaktorer kan påvirke planen positivt eller negativt. Juster planen slik at den passer best til forretningsbehovet.
