Å tillate ansatte å kjøpe uten retningslinjer på plass kan øke kostnadene og krympe fortjenestemarginene. Klok innkjøp begynner med å kjøpe riktig mengde og kvalitet på varer til den beste prisen, og deretter skape en prosedyre som tillater overvåking av innkjøpsprosessen. Å bruke et budsjett og etablere en standard gjennomgangsprosess kan avsløre markedstendenser for å dra nytte av og prisstrukturer som ellers kunne overses.
Forberedelse
Skriv en liste som beskriver alle materialer og elementer som virksomheten må kjøpe. Samle lignende elementer sammen og gi hver gruppe en passende overskrift. For eksempel vil ting som penner, juridiske pads og kopipapir alle gå under overskriften "Kontorutstyr". Kaffe, te, kopper og plastskjeer kan alle være oppført under "Kjøkkenutstyr." Elementer som bindemidler, DVDer og DVD-tilfeller kan gå under overskriften "Emballasje".
Identifiser alle avdelinger eller områder i selskapet som skal kjøpe forsyninger og dokumentere gruppene av varer hvert område vil kjøpe fra. For eksempel kan markedsavdelingen kjøpe fra rubrikkene "Emballasje" og "Kontorutstyr". Administrativt ansatte kan være de eneste som kjøper "Kjøkkenutstyr", men vil også kjøpe "Kontorrekvisita."
Planlegg et innkjøpsbudsjett for hver avdeling ved å bruke selskapets årlige budsjett som utgangspunkt. Sett inn et månedlig budsjett for hver avdelingens kjøp - dette kan innebære deltagelse av hver avdelingsleder for endelig godkjenning.
Samle leverandørinformasjon, for eksempel firmanavn, adresse, telefonnumre, kontaktperson og firmaets kontonummer. Link hvert element som blir kjøpt til en bestemt leverandør eller leverandører. Det er lurt å ha en leverandørliste for hvert element som er tre dype, slik at hvis den foretrukne leverandøren ikke er på lager, er det back-up-leverandører å gå til. Å ha mer enn én leverandør å kjøpe fra, forhindrer forsinkelser i bestilling. Dette er spesielt viktig i virksomheter der deler eller andre varer må bestilles og mottas i tide for å møte tidsfrister.
Opprett relasjoner med leverandører for å forhandle om rabatter på priser og administrere spesielle bestillinger. En utsatt salgsrepresentant innen et leverandørfirma kan imøtekomme og fremskynde beredskapsordrer eller korte produksjonsperioder.
Skriv prosedyrer
Skriv en trinnvis prosess for hver avdeling som skal følges ved kjøp. Vurder hvordan et kjøp vil bli forespurt, autorisert, bestilt, mottatt, levert og betalt for. Vurder etableringen av innkjøpskapsler for de ulike nivåene av ansatte og ansatte. Inkluder prosedyrer for ad hoc-kjøp, betalingsalternativer og kjøp som kan kreve respons fra andre avdelinger. For eksempel vil innkjøp av nye datamaskiner av administrativ avdeling kreve IT-avdelingens involvering og innspill for å kjøpe installasjonselementer, for eksempel kabler, modemer og rutere.
Formuler en trinnvis prosess for å håndtere papirarbeidet i innkjøpsprosessen. Avhengig av virksomhetens behov kan det hende at elektronisk innkjøpsprosess i stedet for papirbasert er nødvendig.
Design skjemaene som kreves for hvert kjøp eller kjøp av standardavtaleformularer fra en leverandør av kontorselskaper. Skjemaer kan inkludere et kjøpsforespørselsskjema med godkjenningsrom, et bestillingsskjema for å sende til selgeren, et skjema for mottak av varene i et hovedlager og en annen som gjenkjenner leveransen til den forespørgende avdelingen.
Utarbeide en prosess for å håndtere klager og ansvar, gjennomgå leverandørforhold og rabattstrukturer, overvåke innkjøpsbudsjetter og gjennomgå og forbedre innkjøpsprosessen. Tweaking og modifisering av innkjøpsprosessen kan gi bedre avkastning dersom det nærmer seg metodisk mote. Kvartalsvise og årlige vurderinger kan legge til selskapets bunnlinje.
Opprett en innkjøpshåndbok som beskriver en trinnvis veiledning for de ansatte som skal følge. Håndboken bør gi klare tiltak som hver medarbeider må følge for å be om, få autorisasjon og legge inn en bestillingsordre. Det bør også identifisere de som skal håndtere prosessen og har fullmakt til å godkjenne et kjøp, samt en godkjent leverandørliste og en formularliste som viser formularens fysiske plassering eller hvor de befinner seg i selskapets datanettverk.
