Begrepet "sentralisere" betyr å bringe alt til en hovedplass, noe som innebærer at sentralisert anskaffelse innebærer å bringe alle anskaffelsesprosedyrer, varer og personell til ett sted. I større selskaper spesielt, er anskaffelser ikke alltid håndtert sentralt, selv om det er flere fordeler med sentralisert innkjøp.
Minimere duplisering
I selskaper som ikke har et sentralisert innkjøpssystem, blir mye tid og penger brukt gjennom duplisering. Hver avdeling må gå gjennom samme prosedyre igjen og igjen i stedet for bare å ha en bestemt avdeling som imøtekommer alle anskaffelsesbehov. Det tar mer tid for hver avdeling å behandle sine egne transaksjoner sammenlignet med at de alle behandles som en.
Øk effektiviteten
I de fleste tilfeller hvor sentralisert innkjøp ikke benyttes, må lederne til ulike avdelinger håndtere kjøp. Hvis disse organisasjonene skulle bytte til sentralisert innkjøp, ville disse medarbeiderne ha mer tid til å tilegne seg arbeidet og dermed øke effektiviteten.
Redusere kostnadene
Sentralisert innkjøp sparer selskaps penger siden den sentrerer alle transaksjoner på ett sted. Dette reduserer mengden kapital som selskapet trenger å investere for lagring og personell, og sikrer også økt kjøpekraft ved å kombinere behovene til ulike avdelinger sammen. Bedrifter kan også redusere sine regulatoriske utgifter, siden alle transaksjoner enkelt kan overvåkes og registreres fra ett sted.
Bedre forretningsforbindelser
Forholdet mellom ulike leverandører øker gjennom sentralisert anskaffelse. Hvis et selskap regelmessig kjøper rekvisita fra en bestemt bedrift, vil forholdet sannsynligvis bli bedre med tiden. Når alle selskapets kjøp håndteres av en avdeling, vil hodet hans danne bedre bånd med leverandører, noe som kan føre til raskere behandling og bedre kredittvurdering. Innkjøpspersonalet er også lett tilgjengelig hvis noen av leverandørene har en klage.
