Et tilsagnsbrev er en offisiell avtale om å gi materiell støtte til en bedrift, ideell organisasjon eller forskningsorganisasjon. Brev av engasjement i næringslivet beskriver vanligvis løfter om å gi finansiering eller lån, mens de til ideelle organisasjoner generelt skisserer forpliktelser til samarbeid, partnerskap eller annen form for materiell støtte. Enten du gjør en forpliktelse til å finansiere en bedrift eller støtter en ideell fellesskapsgruppe, må du sikre at ditt engasjementsbrev - som enhver alvorlig korrespondanse - er konsis, klar og diplomatisk.
Gjennomgå informasjonen din. Din tilsagnsbrev vil skissere alle tidligere avtalte detaljer om din støtte (for eksempel beløp av penger som skal lånes, tidsplaner og beredskapsplaner), så vær sikker på at all relevant informasjon er gjeldende. Brevet ditt bør bare skissere vilkårene som begge parter har avtalt. Ikke bruk brevet til å legge til eller revidere vilkår eller betingelser.
Identifiser de grunnleggende vilkårene for avtalen din. Åpningen av brevet skal identifisere deg og alle andre parter som er involvert i avtalen, samt de grunnleggende vilkårene og målene for din forpliktelse. Hvis du forplikter penger til et prosjekt eller en bedrift, angi beløp. Hvis du forplikter deg til en annen form for støtte eller samarbeid, skal du kort beskrive hvilken type støtte du vil yte.
Beskriv dine roller og ansvar i avtalen. Vær spesifikk. Si nøyaktig hva din rolle er og beskriv ditt ansvarsområde. Hvis du gir midler, beskriv betalingsplaner samt beredskapsplaner dersom du ikke kan oppfylle din forpliktelse. Hvis du fullfører en forpliktelse til et nonprofit eller forskningssamarbeid, skal du beskrive dine nøyaktige oppgaver (for eksempel tjenester eller anlegg du planlegger å tilby) og hvilken rolle du eller din organisasjon skal spille i samarbeidet.
Hold brevet klart og konsistent. Noen kilder tyder på at kommersielle intensjonsavtaler begrenses til en enkelt side. I noen tilfeller kan effektive bokstaver være så korte som ett enkelt avsnitt.
Vær hjertelig. Hvis du skriver et brev med forpliktelse til et nonprofit, må du huske på at brevet ditt kan sees av andre byråer som støtter eller overvåker den organisasjonen, så sørg for å klargjøre årsakene til at du vil jobbe med den gruppen.Du kan også nevne tidligere samarbeid du har hatt med gruppen. Dette vil styrke bildet ditt og samarbeidspartnerens øyne, i øynene til andre tilhenger av ideen, for eksempel bidragsgivende enheter.
