Leverandørgjeld er en kritisk del av dine økonomiske poster og kan bli utsatt for svindel uten forsiktig avstemming og tilsyn. Sterke leverandørkontrolprosedyrer kan sikre nøyaktigheten og aktualiteten til regningsbetalinger. De beste betalbare revisjonsprosedyrene tillater en blanding av daglige kontroller, rutinemessige interne kontroller og eksterne revisjonshandlinger.
Rutinemessige prosedyrer
Kontoer som skal betales, skal balanseres daglig for å avstemme betalinger til registrerte oppføringer. Eventuelle uoverensstemmelser mellom det totale beløpet som er betalt og den totale registreringen, bør undersøkes og avstemmes umiddelbart. Forvaltningsovervåking av hver enkelt person som er involvert i leverandørgjeld, bør være streng og bør omfatte rutinemessig overvåking av aktiviteter. Ledere bør være opplært for å se etter tegn på mislighold av kontofører.
Avmeldingsprosedyrer som bidrar til å etablere et revisjonsspor bør vedtas. Disse påmeldingene bør inkludere ledelsesvurdering av daglige avstemminger, månedlige avviksrapporter og individuelle påmeldinger for store transaksjoner for å sikre at all informasjon er korrekt.
Interne kontroller
Interne kontroller for leverandørgjeld bør inneholde signaturkrav i henhold til betalingsbeløp. Vurder å gjennomføre flere nivåer av signaturkrav. For eksempel kan du kreve en regnskapsførerens signatur for varer på mer enn $ 5000, en utøvende påmelding for varer på mer enn $ 10.000 og dobbelt signaturkrav for utbetalinger på mer enn $ 25.000. Tilpass dine signaturkrav til inntektsalltallene og mottakelsen av virksomheten din til svindel for maksimal nytte.
Etablere rutinemessige kontrollprosedyrer for leverandørgjeld. Inkluder spot sjekker på individuelle betalinger for å sikre nøyaktighet. For eksempel, gjennomgå fem gjeldsbeløp hver dag og sjekk betalingsbeløpet og betalingsmottakerinformasjon og sørg for at regnskapstallene er fullført korrekt.
I løpet av boksavslutningsprosedyrer ved utgangen av en måned eller en finansiell periode, inkludere avmeldingsprosedyrer for alle kontouppgifter, inkludert sammendragsopplysninger og kontosammenheng. I tillegg behold en løpende rapport som overvåker betalingsnivåer fra behandling av betalbar betaling. Hvis betalingsnivået plutselig øker eller minker, kan en automatisk undersøkelse av årsakene avlede potensielle problemer.
Eksterne revisjoner
De fleste eksterne revisjoner inkluderer betalbar betaling som testområde. Eksterne revisjoner bør ta en detaljert regnskapsmessig notering og spore totaler fra detaljene gjennom alle regnskapsposter til sammendasummen og bør inkludere bankuttak. Velg elementer skal velges for dybdeprøving. Velg betalingsmottakere bør kontaktes for å bekrefte mottak av betalinger. I tillegg bør rutinemessige avstemminger vurderes for nøyaktighet og logisk behandling. Eventuelle avstemminger med store uoverensstemmelser bør undersøkes helt.
Eksterne revisjoner bør testes for uregistrerte forpliktelser. Vurder å velge alle fakturaer over en spesifisert grense og et tilfeldig utvalg av rutinemessige fakturaer for grundig gjennomgang. Se på utbetalingskort, studiepoeng for avkastning, mottatte varer, men ikke fakturert, og eventuelle faktura-spesifikke kontoer. Kontroller at hver faktura er registrert riktig i riktig tidsperiode. Gå gjennom kontoen for å se om den ble registrert som en forpliktelse, eller om den var utelukket fra tidsperioden.
