Slik sender du en pressesett

Anonim

Mange pressepakker slutter å gå rett inn i resirkuleringsbeholderen. Noen av disse pakkene ville bare ikke interessere leserne, men andre var bare dårlig satt sammen. Korrekt formatering av en pressepakke vil øke sjansene for at informasjonen blir publisert. Sending av pakken øker også muligheten for å få informasjonen trykt - ikke bare å få informasjonen der raskt, men som gjør at materialet enkelt kan gjengis.

Identifiser dine mål for å sende ut et presssett og deretter undersøke nyhetsorganisasjoner som kan bidra til å møte disse målene. Redaktører har svært lite ekstra tid, så ikke kast bort det. Et lite papir i Ohio som bare publiserer lokale nyheter, er ikke interessert i et pressesett fra et arrangement i California. En nyhetsstasjon som fokuserer på økonomi er ikke interessert i et pressesett om en rockekonsert. Når du har identifisert de riktige mediene, kan du finne e-postadressen og navnet på redaktøren, om mulig, ved å søke på Internett eller ringe til organisasjonen. En generell firmapost kan brukes hvis redaktørens e-post ikke er tilgjengelig. Bli kjent med ikke bare medieuttaket, men med utskriftsmaterialets stil. Jo nærmere pressesettet er til medieorganisasjonens stil, desto bedre.

Skriv en kort uttalelse (3 til 10 ord) om hva du sender i emnelinjen til e-posten. Hvis det er mulig, prøv å vise hvorfor det aktuelle utskriftsmaterialet vil være interessert i informasjonen. Hvis for eksempel pakken sendes til et lokalt fokusert papir, inkluderer du stedet for hendelsen eller virksomheten i emnelinjen.

Oppgi punktet med en gang i e-postens kropp, og om mulig, koble dette hovedpunktet til stilen og interessene til mediautgangen. Det du inkluderer i e-postens kropp, vil variere basert på hva som er inkludert i pressesettet. Hvis mediesettet bare er en pressemelding, inkludere teksten til utgivelsen i e-postens kropp, og fest utgivelsen for enkelhets skyld. Hvis pressesettet er en pakke om en hendelse, skriv en kort uttalelse som sier hva hendelsen er, når den er og hva du har vedlagt. Hvis pressesettet handler om en lokal virksomhet, skriv en kort uttalelse om hvorfor du sender pakken.

Fest pressesettfilen til e-posten. Vær oppmerksom på hvilket filformat du sender, men fordi ikke alle medier uttak vil kunne åpne alle typer fil. Generelt kan PDF-filer (Portable Document Formats) åpnes av nesten alle, og seerprogramvaren er gratis å laste ned. PDF-filer vil også sørge for at det du ser på skjermen er hva mottakeren ser, uten å formatere endringer fra de forskjellige datamaskinene. RTF (Rich Text Format) er også universelt lett å åpne; formatet er imidlertid ikke bevart i en RTF-fil og er ikke best for dokumenter med grafikk.

Sørg for at bilder som er beregnet for reproduksjon, er store nok til å bli reprintet av høy kvalitet; ikke komprimere bildet for å få e-posten sendt raskere. Tekstdokumenter kan kombineres til en fil, men bilder som skal vurderes for publisering må være vedlagt som separate filer, ettersom bilder ikke enkelt kan skilles fra dokumentet. JPG-filformat er ofte best for bilder.

Gå tilbake til e-postens kropp. Til slutt, oppgi hvilke dokumenter du har vedlagt og hvorfor; Se også om filene er tilgjengelige i et annet format. På slutten av e-posten, oppgi din komplette kontaktinformasjon.

Dobbeltklikk alle aspekter før du sender eposten. Kontroller at e-postadressen er riktig, e-postens kropp har ingen feil og at de riktige filene er vedlagt.