I kontraktstyring bruker bedrifter, offentlige etater og ideelle organisasjoner entreprenører til å levere profesjonelle tjenester til kunder. Kontraktsadministrasjon er en kostnadseffektiv måte å tilby flere tjenester enn organisasjonen har personell til å utføre seg selv. En kontrakt styrer hvilke tjenester entreprenøren skal levere og hvilken kompensasjon vil bli mottatt for tjenester som tilbys.
Tap av kontroll
En stor ulempe ved kontraktsadministrasjon er at organisasjonen gir en betydelig kontroll over tjenestene som skal leveres til kundene. For eksempel, når et IT-firma uttaler nettstedstøtten for sine kunder, vil egne ansatte ikke lenger gi den daglige feilsøkingen. Dette tapet av kontroll kan resultere i oppfatningen av et lavere nivå av kundeservice blant klienter.
Tidsforsinkelser
En annen potensiell ulempe ved kontraktsadministrasjon er at entreprenøren kanskje ikke kan møte tidsfrister som er stavet ut i kontrakten. Virksomheten eller organisasjonen er avhengig av entreprenøren for å levere viktige tjenester. Når etablerte frister som avtalt av begge parter ikke er oppfylt, mister den ordregivende organisasjonen penger og tid. Noen mennesker vil også ringe tidsforsinkelsen til en skjult kostnad som er knyttet til uforutsigbarheten for denne typen forretningsforhold.
Tap av fleksibilitet
Fleksibilitet er en viktig del av å gjøre forretninger i en global økonomi. Når organisasjonen outsources arbeid til tredjeparter, reduserer organisasjonen sin evne til å tilpasse sine interne forretningsprosesser for å møte kundenes behov i et dynamisk forretningsmiljø. Det mest ideelle kontraktsmessige forholdet er en hvor entreprenøren også kan være fleksibel for å møte behovene til den ordregivende organisasjonen den tjener.
Tap av kvalitet
Når en forelderorganisasjon gir et visst kvalitetsnivå i sine produkter og tjenester, er resultatet et profesjonelt rykte som er oppnådd i bransjen. Hvis enkeltpersoner i entreprenørfirmaet leverer produkter eller tjenester på vegne av deres klient, kan et tap av kvalitet ha katastrofale effekter på kundenes omdømme. Før du bruker kontraktsadministrasjon, bør firmaet bruke en pålitelig forespørsel-for-forslag-prosess for å finne den mest pålitelige entreprenøren med en demonstrert oversikt over kvalitetsytelsen.
Samsvar
Selv om en servicekontrakt mellom klient og entreprenør generelt sett betraktes som en juridisk avtale, kan klienten møte store juridiske kostnader for å håndheve dette dokumentet ved domstolene. Kontrakten bør omfatte tenner, eller mekanismer for å sikre at entreprenøren skal levere tjenester som avtalt. Store firmaer bør imidlertid planlegge for uforutsette omstendigheter og juridiske kostnader for kontraktsforhold der entreprenøren ikke leverer de avtalte produktene og tjenestene.
