Just-in-time inventar, eller JIT, er en prosess utformet for å kutte forretningsinvesteringer i lager, og dermed frigjøre midler til å investere i andre deler av selskapet, for eksempel arbeidskraft eller infrastruktur. Bedrifter bære reduserte mengder råvarer, avhengig av et sofistikert regnskapssystem som forutsetter fremtidige beholdningsbehov og bestiller dem like før de trengs. Leveranser er mindre, men hyppigere, og skaper et roterende lite lager av friske forsyninger. Målet med dette systemet er å ha komponenter levert til anlegget kort tid før de trengs, i stedet for å holde en stor oversikt over deler eller ingredienser på hånden. Med mindre penger bundet opp i materialer i lagringsanlegg, er selskapene frie å forbedre eller utvide lettere.
Det er en rekke fordeler og ulemper ved just-in-time inventar systemer. På plussiden er arbeidskapital ikke bundet opp, det er mindre sjanse for at lagerbeholdningen blir foreldet og det er lettere å endre produksjonsordrer fordi det er så lite produkt tilgjengelig for å komme igjennom. Det er imidlertid ikke alt positivt. Selv med betydelige besparelser over hele linjen, kan det være nok ulemper med JIT å gjøre enhver bedriftseier til å ta en seriøs titt på prosessen.
Just-in-Time Inventory Ulemper
I just-in-time inventarisystemer bestiller selskapene det minste minimumsbeløpet av beholdning for å komme fram til neste leveringsdato. En restaurant som bruker dette systemet på en ukentlig leveringsplan, vil bare bestille nok mat til å vare i gjennomsnitt på fire dager i virksomheten. De fleste av disse systemene er basert på sammenligningstall fra året før, og de antar at virksomheten vil forbli relativt statisk fra år til år. Hvis restaurantens hovedkonkurrent plutselig går tom for virksomheten, kan det se en plutselig økning i inntekter som ikke var planlagt på forhånd. Som et resultat kan det ikke være nok mat igjen på hyllene for å vare gjennom uken. Å finne alternative kilder til akutt matforsyning kan være umulig eller i beste fall svært kostbart.
På den annen side kan en plutselig og uventet nedgang i virksomheten bety overflødige ingredienser på hyllene, muligens ødelegge før de blir brukt. Med et automatisert system kan det være to eller tre lagercykler før en bedriftseier kan justere mengden av produktet som kommer inn. Dette stiller også opp et problem for det neste året, siden systemet forventer en nedgang i virksomheten igjen og vil sannsynligvis ikke bestille nok ingredienser for uken.
Vanskelighetsgrad med overraskelse Ekstra virksomhet
En av de største forretningsmessige ulempene er en mangel på fleksibilitet når det gjelder lykke. I de fleste bedrifter er en kunde som kommer inn og ønsker å bestille en massiv mengde produkter en god ting. For et T-skjorte selskap med en ny skole konto, kan det bety at den nye klienten venter lenger enn han bare vil for å få en komplett bestilling. Småbedrifter har ikke råd til å skru ned vindplasser, men det kan nesten være umulig å finne nok råvarer på kort varsel for å ta vare på de lønnsomme nye kundene.
Dette kan løses på to måter. I det første tilfellet kan de nye kundene få ønsket ordre, men de må vente mye lenger for å få det på grunn av mangel på lager. Avhengig av hvilken type skjorte de vil ha, kan det ta uker å finne en stor nok forsyning for å tilfredsstille de nye klientene. På den annen side, hvis T-skjorte butikk eieren klarer å finne en klar forsyning av grunnleggende skjorter som vil tilfredsstille kunden, er det sannsynlig at de vil koste mer penger enn butikkens normale leverandør vil belaste. Den uønskede kunden kan faktisk ende opp med å koste selskapets penger ved å senke fortjenestemarginen til nesten ingenting.
Mer planlegging og trening kreves
Mange små bedrifter lager inventar og materialer som bestilles for hånd ved hjelp av papir og blyant, i hvert fall i begynnelsen. Selv de som er store nok til å trenge eller vil ha et datalagringsprogram, gjør det med enkle apper. I de fleste tilfeller er det nok å ta opp inventar et par ganger i måneden, bare for å holde rede på hva du vil trenge. I disse tilfellene er inventar en enkel prosess og kan lett læres til enhver ansatt i løpet av kort tid.
Med et JIT-lager system er hele lagerprosessen mer kompleks. Ansatte må være opplært til å ta svært detaljert beholdning på en svært hyppig basis. Nøyaktighet er avgjørende fordi hele bestillingssystemet for selskapet er basert på disse tallene. Ansatte må lære å bruke forseggjort datasystemer, noe som kan være utfordrende for de som ikke er kjent med datamaskinene som er installert på kontoret. For å trene og beholde ansatte som kan håndtere disse oppgjørsoppgaver, må du kanskje øke lønnskostnadene. I tillegg må du finne leverandører som er villige til å jobbe med deg, ved å levere leveranser flere ganger hver uke uten å legge til ublu leveringsgebyrer til hver ordre. Det er også en smart praksis å skape forhold til mindre leverandører for nødforsyninger i tilfelle en pause i lager / leveringsprosess.
En stram forsyningskjede betyr mindre kontroll
De fleste småbedriftseiere er stolte av sin evne til å svinge og forandre ting raskt når de økonomiske kreftene rundt dem kaller det. Med just-in-time lager systemer, er det mye vanskeligere å gjøre dette. Et nabolaget bakeri vil vanligvis vite når de lokale feiringene vil skje og vil bestille i henhold til dette. Men hvis bakeren finner ut at en ny bryllupsplanlegger ser etter en nødstilførsel av fancy cupcakes, har hun liten sjanse til å intensivere og nå ut for jobben.
Selv om hun klarer å få cupcake-ordren, hvis bakerens leverandør av sølvkake-dekorasjoner er ute av lager, har hun færre muligheter for å tilby den potensielle nye kunden. Enhver forstyrrelse i forsyningskjeden hvor som helst i systemet vil i siste instans påvirke bunnlinjen til den lille virksomheten ved hjelp av dette systemet. Med færre alternativer for å tilby kunder og færre muligheter til å endre forretningsplaner med kort varsel, kan just-in-time inventar redusere muligheter som ellers kunne bli en liten bedrift.
Problemer med naturkatastrofer
Tornados, orkaner, flom og andre naturkatastrofer kan få stor innvirkning på enhver bedrift, som kan sivile uro eller politiet handlinger. Forskjellen med just-in-time lager systemer er at effekten kan føltes mye mer hardt. Faren er ikke bare hva som skjer når nødstilfeller oppstår i nærheten av virksomheten, men også når de skjer i andre områder hvor leverandørens leverandør skjer.
En lokal kaffebar som bruker JIT-bestilling vil generelt holde nok bønner på hånden for tre eller fire dagers verdi av gjennomsnittlig salg. De kan legge til en ekstra dags verdi for forsyninger, men ikke mer enn det. Hvis deres roster, som ligger i neste tilstand, blir rammet med en tornado eller en brann, vil kaffebarens eier ha liten tid til å kryptere og finne en ny kommersiell bønneleverandør. Hvis kundene er vant til en viss blanding av proprietære blandinger, kan han ikke være i stand til å holde dørene åpne i mer enn noen dager før de går tom for beholdningen.
Behovet for høyere IT-investeringer
Just-in-time lager systemer er så komplekse at de er nesten umulig å bruke uten en datamaskin og dedikerte programmer. Bedrifter trenger oppsporing, bestilling, salgsprognose og en rekke andre programmer for å få dette systemet til å fungere skikkelig. Dette innebærer en stor investering i både maskinvare og programvare pluss treningstid for ledelse og ansatte. Det vil være ekstra lønnskostnader, ekstra tilsynsoppgaver og mer tid for innføring av data.
Når alle disse systemene er installert og folket har blitt opplært, er hele firmaet nå avhengig av datasystemet for å fungere feilfritt. I de fleste tilfeller gjør de det, men det oppstår problemer. Det er grunnen til at IT-avdelinger eksisterer. Enhver bedrift med et JIT-system trenger å ha et forhold til en IT-profesjonell som er kjent med maskinvaren den har installert, samt en kjennskap til fagfolkene som jobber for JIT-selskapet. Ingen firma har råd til å ha sitt lagerbeholdning system offline for dager, enten det er på grunn av en feil i programvaren eller en feil i datamaskinen. Nødreparasjon kan være dyrt og kan ikke engang være tilgjengelig på netter eller helligdager. Smarte bedriftseiere lager en sikkerhetskopieringsplan for nødsituasjoner, men de er midlertidig stopphull i beste fall.
Nødvendig avhengighet av en leverandør
Etableringen av et JIT-system krever å skape forbindelser med store leverandører som vil levere de ukentlige råstoffene et forretningsbehov. Selv om disse forretningsmessige båndene kan være en fordel for alle selskaper, er det også ulemper for dette arrangementet.
En pizza restaurant eier som stoler på ett restaurant forsyningsfirma har fordelen av å vite hvor mye hun vil betale for pepperoni og mel hver uke, noe som gjør det lettere å kontrollere matkostnadene. På den annen side er hun begrenset i sin evne til å se seg rundt hos leverandørens konkurrenter for å se hvilke priser de tilbyr for de samme produktene. Hvis en leverandør over hele byen tilbyr pepperoni til halv pris den uken, kan hun ikke bare legge inn en enkelt ordre før de går tilbake til sin faste leverandør. Hun kan bytte leverandører, men det er ingen måte å bare shoppe for å finne de beste prisene hver uke.
Det samme problemet skjer hvis leverandøren bestemmer seg for å heve prisene. Pizzabutikken eier fast ved å betale de høyere prisene til hun kan finne en lignende leverandør som tilbyr bedre priser, og hvem er villig til å jobbe med henne på bestillingsplanen. Uansett, kutt JIT-lageret en bedriftseiers evne til å finne de beste kostnadene for råvarer i tide.
Problemer med kundetilfredshet
Når just-in-time lager systemer fungerer, fungerer de bra. Men når disse systemene brytes ned, kan bedrifter lide på flere fronter. Mangel på beholdning betyr tap av virksomhet, men det er bare den umiddelbare effekten. Misfornøyd kunder som ikke kan få det de ønsker eller som må vente lenger enn vanlig for å få sine bestillinger oppfylt, er et reelt problem i dagens forretningsmiljø.
Internett har stor innflytelse på nesten alle små bedrifter, og ulykkelige kunder har større makt til å skade bedrifter enn noen gang før. Gjennomgå nettsteder som Yelp og Facebook, Twitter og andre sosiale medier, gi kundene en stemme som de aldri har hatt før. En dårlig anmeldelse, hvis skrevet i en morsom eller sjokkerende stil, kan være nok til å skade noen småbedrifter i dag. Viral business vurderinger er ting av internettlegenden, og noen har blitt gjentatt i mange år. I en alder der hver kunde har muligheten til å stenge en bedrift ned hvis han er motivert nok, går bedriftseiere utover for å holde dem lykkelige. Å holde nok beholdning på lager for å holde kundene fornøyd, kan være en stor del av denne strategien.
