Å holde oversikt over og bestille skriverrekvisita for en stor organisasjon, som en skole, kan være utfordrende. Hver modell av skriveren bruker en annen type blekkpatron eller toner, og hver blekkpatron vil skrive ut et annet antall sider før det må byttes ut. Selv om du kan holde rede på blekkpatronen som bestiller den gammeldags måten, med en papir- og blyant-generert liste, lager et regneark for å lagre all relevant informasjon, du sparer tid og lar deg budsjettet for blekk mer effektivt over tid.
Opprett et nytt, tomt regneark for å spore blekkpatronbestilling ved hjelp av datamaskinens regnearkprogram. Sjansen er at datamaskinen kom med Microsoft Excel installert som en del av Microsoft Office. Hvis du ikke har Excel, laster du ned og installerer en gratis kontorsuite, for eksempel OpenOffice, eller bruker et elektronisk verktøy som Google Dokumenter, som du kan få tilgang til gratis hvis du registrerer deg for en gratis Gmail-konto.
Bestem hvilken informasjon du vil spore. Dette vil variere fra tilfelle til sak, og en av fordelene med å bruke et elektronisk regneark er at det er enkelt å endre informasjonen du sporer etter hvert som dine behov endres. For å begynne med, prøv å spore romnummeret der hver skriver er installert, typen skriver, type blekkpatroner eller toner skriveren bruker, hvor mye du har betalt for blekk og datoen når du sist bestilte erstatningsblekk.
Skriv inn overskriftene for regneark-kolonnene først. Legg merke til hvordan det tomme regnearket er konfigurert. Det er en rekke tall som går nedover den vertikale aksen og en rekke bokstaver over den horisontale tilgangen. Skriv "Romnummer" i den første cellen eller rad 1 kolonne A. I rad 1 kolonne B skriver du «Skrivermodell». "Blekkpatronmodell" går i rad 1 kolonne C, og så videre, til du har skrevet inn en kolonneoverskrift for hvert stykke informasjon du vil spore.
Velg den første skriveren du vil legge inn i regnearket ditt, og begynn med å skrive inn romnummeret i kolonne 2 i rad 2. Skriv skrivermodellen i kolonne 2 i kolonne B og fortsett deretter å legge inn all relevant informasjon i den aktuelle kolonnen, inkludert datoen du Sist bestilt blekk.
Angi informasjon for neste skriver, startende med rad 3 kolonne A, og skriv deretter inn de andre dataene for den skriveren i hver passende kolonne. Fortsett å skrive inn informasjon for hver etterfølgende skriver i en ny rad til alle skriverne og skriverinformasjonen er oppført. Når du er ferdig, lagre regnearket på datamaskinens harddisk.
Opprett flere kolonner for blank dato for å registrere hver gang du bestiller blekk for en bestemt skriver. Lagre filen på harddisken din når du er ferdig, slik at du kan bruke den neste gang du bestiller rekvisita.
Tips
-
Bruk spesiell formatering for å markere viktig informasjon eller som organisatorisk hjelp. Bruk for eksempel en fet skrift for kolonneoverskrifter og en farget skrift for å gruppere skrivere i samme organisasjonsenhet. For eksempel kan du bruke grønn for fakultet-bruk skrivere, blå for student-bruk skrivere og oransje for skrivere satt opp i et bibliotek.
Etter at det har gått litt tid - et semester eller et skoleår, for eksempel - samlet beløpet brukt på hver skriver blekk i den perioden. Du kan bruke denne informasjonen til å merke om noen skrivere blir brukt oftere enn andre, om en skriver er mer kostnadseffektiv enn en annen, og selv hvilke avdelinger eller klasserom bruker mest blekk - informasjon som kan være nyttig for både omarrangering og budsjettering formål.
