I løpet av de fleste forretningstransaksjoner forventes kunder å betale når varene er kjøpt eller tjenestene som tilbys. Noen selskaper tillater kunder å sende betaling etter det faktum, og andre tillater kunder å foreta avdragsbetalinger over tid. Dette fungerer bra mesteparten av tiden, og få bedrifter har problemer med et stort antall ikke-betalende kunder. Men når kundens betalingsproblemer oppstår, må bedriftene ta de riktige trinnene for å motta betaling. En av de første trinnene er ofte et brev for å kreve betaling.
Legg inn navnet ditt eller firmaets navn, adresse, kontaktinformasjon, for eksempel telefonnummer og e-postadresse, og datoen øverst til høyre på siden. Du kan bruke firmaets brevpapir sentrert øverst på siden i stedet for å skrive inn informasjonen, men du må fortsatt ha datoen på høyre side.
Legg kundens navn, adresse og kontonummer, hvis det er relevant, seks linjer øverst på siden, på venstre side.
Gi det beløpet kunden skylder i første ledd. Start brevet med en uttalelse som, "Dette brevet er å be om betaling i mengden av (tom)." Fortell kunden datoen han skulle ha sendt betaling.
Fortell kunden datoen da hun må sende deg betaling. Oppgi om du ønsker å godta en mindre betaling eller utarbeide en betalingsplan.
Fortell kunden konsekvensene av fortsatt manglende betaling i annet ledd. Dette inkluderer avgifter, renteøkninger, søksmål eller sending av kontoer til innsamlingsbyråer.
Takk kunden for sin virksomhet og for hans rettidig oppmerksomhet til saken i siste avsnitt. Be ham om å kontakte deg med spørsmål. Skriv inn ditt fulle navn og din jobbtittel nederst på siden. Sett signaturen over ditt skrevet navn.
