Flytdiagrammer er nyttige for å vise hvordan trinnene i en forretningsprosess passer sammen. Når de brukes til å dokumentere regnskapssyklusen, tjener de ikke bare som en praktisk sjekkliste for å sikre at medarbeiderne fullfører hvert trinn i hele regnskapsperioden hver måned, men de hjelper deg også med å analysere og forbedre regnskapsmessige arbeidsflyter. Når du har forstått hvilke symboler som skal brukes hvor og hvilken informasjon hver enkelt krever, er det ikke vanskelig å lage et regnskapsprosessdiagram.
Forstå Flowchart Symbols
Flowchart-symboler viser trinnene, avgjørelsene og oppgavene som er involvert i regnskapssyklusen. Selv om du kan bruke et hvilket som helst symbol for å skildre hver av disse, bruker mange mennesker standard symboler. For et flytskjema med regnskapsprosess inkluderer disse ovaler, rektangler og parallellogrammer, som er flate former med motsatte sider parallelle og like lange. Også nyttige er piler som signaliserer hvilken retning regnskapsprosessen flyter. Som nettsiden Mind Tools forklarer, viser ovaler oftest begynnelsen eller slutten av en prosess, rektangler identifiserer bestemte oppgaver og deres instruksjoner eller retninger og parallellogrammer klassifiserer regnskapsutganger.
Lag flytskjema strukturen
Regnskapssyklusen er et sett på 10 trinn som finner sted i samme rekkefølge hver regnskapsperiode. I rekkefølge hvor hvert trinn skjer, består regnskapssyklusen av å identifisere transaksjoner, analysere transaksjoner, lage journaloppføringer, legge inn poster i storboken, beregne en prøvebalanse, foreta justeringsoppføringer, beregne en justert prøvebalanse, utarbeide regnskap, overføre saldoer i midlertidige kontoer via avsluttende poster og beregning av en etter avslutende prøvebalanse. Identifiser hvert hovedtrinn i en oval og bruk retningspiler for å lage en vertikal flytdiagramstruktur.
Legg til oppgavedetaljer
Utfør en oppgaveanalyse for å identifisere individuelle oppgaver i hvert trinn i regnskapssyklusen. Jo mer detalj du gir, desto mer nyttig er diagrammet. For eksempel, i stedet for å bruke et enkelt rektangel som sier "postjournalposter som debet eller kreditter," opplist hvert trinn eller gi anvisninger for å fullføre denne oppgaven i sitt eget rektangel. For trinn som produserer produksjon, for eksempel å utarbeide regnskap, identifiserer du utdataene ved hjelp av parallellogrammer, plasser disse til høyre for det tilsvarende rektangel og kobler dem med retningspiler. Gjenta dette trinnet til flytskjemaet er fullført.
Test og bekreft
Når flytskjemaet er fullført, anbefaler Mind Tools at du bekrefter informasjonen og tester den for nøyaktighet. En måte å oppnå dette på er å spørre regnskapsmedarbeidere om å gjennomgå diagrammet og teste det ved å følge trinnene nøyaktig slik de presenteres. Dette er også en god tid å analysere regnskapssyklusen for å forbedre effektiviteten og interne kontroller. Identifiser både unødvendige og overflødige trinn, samt trinn du bør inkludere. Se etter om regnskapsmessige prosedyrer gir tilstrekkelig internkontroll, for eksempel informasjonssikkerhet og arbeidsdeling.
