Moderne forretningsbrev bruker vanligvis en av to stiler av tegnsetting som brukes: blandet tegnsetting og åpen tegnsetting. Blandet tegnsetting krever et kolon å følge åpningsbegrepet - "Kjære fru Smith:" - og komma for å avslutte den komplementære nærmen - "Vennlig hilsen". I åpen tegnsetting kan både kolon og komma utelates. Denne stilen er populær i USA, og den blir også stadig mer populær i Europa.
Hva er åpen tegnsetting?
Åpen tegnsetting er et relativt nytt konsept i engelsk grammatikk og har blitt popularisert ved bruk av datamaskiner. Det innebærer en minimal bruk av tegnsetting i hele brevet. På grunn av evnen til å gjennomgå stave- og grammatikkinnhold elektronisk, har den åpne tegnsettingstypen blitt mer og mer akseptert.
Eksempler på åpen tegnsetting inkluderer:
- JT Gjør PhD i stedet for J.T. Doe, Ph.D.,
-
Vennlig hilsen i stedet for
Vennlig hilsen,
* Kjære hr. Rodriguqez i stedet for Kjære Mr. Rodriguez:
og så videre. I utgangspunktet vil du ikke bruke perioder i akronymer, forkortelser eller tider på dagen. Ikke legg til kommaer med mindre det er nødvendig.
Hva er blandet tegnsetting?
Hvis du foretrekker en mer konvensjonell stil, bør du vurdere å bruke blandet tegnsetting. Dette brevet formaterer broen mellom åpen og lukket tegnsetting. Du vil legge til et kolon etter hilsen og et komma etter sluttlinjen.
Eksempel:
Kjære Herr Frazier:
Brevstavle
Vennlig hilsen, (navnet ditt)
Tegnsetting i adresselinjen
Tradisjonelt, etter hvert adresselinje, brukes et komma. I løpet av de siste årene har åpen tegnsetting blitt stadig mer populær i fullblokkeringsbransjer. I denne stilen er det vanligvis ingen tegnsetting på slutten av adresselinjene. Dette betyr at hver linje av adressen kan stå uten tegnsetting:
ABC Corporation
ABC Street
Townville KY 40243
Men hvis du liker den tradisjonelle stilen bedre, kan du bruke et komma på hver adresselinje med unntak av den siste, som er den mer moderne stilen til å skrive adresser på formelle brev.
Tegnsetting i et amerikansk handelsbrev fra USA
De tradisjonelle amerikanske reglene for å skrive forretningsbrev angir at et kolon skal brukes etter hilsen hilsen til forretningsbrevet; et komma skal brukes etter komplementær lukk. Denne stilen kalles blandet tegnsetting. I Europa, derimot, er et komma tradisjonelt brukt både etter den første hilsenhilsen og den komplementære næringen i alle forretningsbrev. Som i USA har også åpen tegnsetting begynt å bli akseptert her også.
Strekning i kroppen
For blokkformater, eller formater der hver linje begynner fra venstre marg, har layoutet blitt endret litt. Brevets kropp holdes berettiget, og en tom linje er igjen mellom hvert avsnitt. Tegnsetningen i bokstavets kropp bør følges som grammatikk og syntaks dikterer. Sammensetningen av kroppen forblir stort sett den samme, med en åpningserklæring om hensikt og etterfølgende avsnitt som angir bakgrunn og støttende informasjon. Her er åpen tegnsetting ikke brukt.
Business e-post
Nyere versjoner av Microsoft Office har forretningsbrevsmaler hvor skrivestilen bruker det meste åpne tegnsetting. For eksempel tilbyr Microsoft Office 2000 tre typer forretningsbrevsveivisere som kan brukes til å skrive bokstavene du ønsker. Alle disse følger forskjellige stiler og regler for tegnsetting.
