Webster's ordbok definerer et brev som en skriftlig eller trykt melding til en person eller en gruppe, som vanligvis sendes via post. Selvfølgelig, i vår elektroniske tidsalder, sendes mange brev via e-post, enten i e-postens kropp eller som vedlegg. Uansett denne trenden fortsetter forretningsbrevene å ha tradisjonelle funksjoner. Det er derfor avgjørende at de i næringslivet kjenner disse funksjonene for å gjøre det riktige inntrykk med forretningsforbindelser.
salgs~~POS=TRUNC
Til tross for trenden til å drive forretninger elektronisk, er de tradisjonelle salgsbrevene fortsatt et viktig verktøy for moderne virksomhet, sier Kenneth Zimmer, professor Emeritus ved California State University's Business School og økonomi og Sue C. Camp, lektor ved Gardner-Webb College Broyhill School of Management. Dessuten opprettholder Zimmer og Camp at de fleste forretningsbrev faktisk er salgsbrev siden deres hensikt er å fremme salg av varer eller tjenester til mottakerne. Det er fem hovedmål for salgsbrev:
- Å tiltrekke mottakerens oppmerksomhet.
- Å etablere et vennlig forhold med mottakeren.
- Å appellere til mottakerens innkjøpsmotiver.
- Å overtale mottakeren til å ta tiltak.
- Å gi mottakeren muligheten til å gjøre noe.
PR
Målet med enhver form for offentlig-relasjon er å påvirke et målgruppes tro, holdninger eller handlinger. Slik er tilfellet med et brev med brev fra offentligheten, forklarer Melvin L. DeFleur og Everette E. Dennis, medforfattere av "Forståelse av massekommunikasjon: Et liberalt kunstperspektiv." PR-brevets hovedmål er å påvirke positivt et publikums inntrykk av selskapet eller organisasjon.
Noen eksempler på brev fra offentlige relasjoner er de som forsøker å oppnå følgende mål:
- Fremme en ny virksomhet.
- Invitér kunder til å åpne kontoinnskudd.
- Takk kunder for deres virksomhet.
- Velkommen potensielle kunder til samfunnet.
- Kunngjør et spesielt salg eller en tjeneste.
- Tilbyr insentiver til å bruke tjenestene til selskapet.
Forespørsler og svar
De mest rutinemessige forretningsbrekkene gjør enten en forespørsel eller svarer på en, Zimmer og Camp-tilstand. Eksempler på forespørselstegn inkluderer å reservere et møterom, be om et pristilbud, be om faktureringsopplysninger og oppsett av avtaler. Ikke desto mindre anbefaler Zimmer og Camp at disse rutinebrevene ikke skal behandles rutinemessig. Derfor bør du følge visse retningslinjer når du enten sender inn en forespørsel eller svarer på en:
- Gi fullstendig informasjon.
- Gjør aldri urimelige forespørsler.
- Vær nøyaktig og presis.
- Aldri være urettferdig.
Krav og justeringer
Kunder klager iblant om feil service eller produkter. Når slike anledninger oppstår, må bedriftene reagere ved å forhandle med kunder for å gjøre en tilpasning. I tillegg skriver bedrifter også krav på brev, for eksempel når en leverandør ikke sender det riktige produktet eller ikke sender det i det hele tatt. Imidlertid sier Zimmer og Camp at om du svarer på eller sender inn et krav eller en justering, bør du huske følgende regler:
- Sørg for at du har alle fakta.
- Vær nøyaktig og fullstendig når du beskriver kravet.
- Unngå å være akkusatorisk, truende eller krevende..
- Vær høflig.
- Foreslå en rimelig løsning som er behagelig for alle berørte parter.
Sosial kommunikasjon
Gratulerer forretningsmedarbeidere ved spesielle anledninger er en "felles høflighet og tradisjon," Zimmer og Camp skrive. Arbeidsgivere bør også sende brev med kondolanse når en assosierer har et tap eller en tragedie, svarer raskt til formelle invitasjoner, anerkjenner pensjon og uttrykker takknemlighet for gaver, gjestfrihet eller spesiell behandling. Ikke anerkjennelse av slike forhold skildrer selskapet i dårlig lys.
Pass på å formatere bokstavene riktig:
- Bruk firma brevpapir.
- Juster datoen for korrespondansen til høyre for siden.
- Plasser mottakerens navn, offisiell tittel og adresse nederst på siden, rettet mot venstre.
- Følg hilsen med et komma, ikke et kolon, for eksempel: Kjære Mr Jones,
- Dobbel mellomrom mellom hilsen og første ledd i brevet og mellom hvert avsnitt. Imidlertid er det enkelt mellomrom i hvert avsnitt.
- Ikke inkludere referanse initialer, kopiere notater, etc.
