God informasjon er kritisk for suksessen til enhver organisasjon, det være seg et større selskap eller et veldedighetsprosjekt. En organisasjon som ikke har et klart bilde av egne styrker og svakheter, kan ikke formulere en strategi for å forbedre ytelsen. Key Performance Indicators, kalt KPIs, er tiltak for fremgang mot en organisasjon som tidligere var enige om Mission, Vision og Critical Success Factors, kalt CSFs, som er skrevet inn i en strategisk plan. KPIs måler mot et referansepunkt for å gi klare data, og dermed hjelpe organisasjonen til å bevege seg fremover mer effektivt.
Kvantifiserbare resultater
KPIer gir handlingsinformasjon fordi de alltid er målbare og kvantifiserbare. Hvis et hotellselskaps identifiserte CSFer for eksempel opprettholder et høyt belegget i løpet av året, vil en KPI være prosentandelen av belegget, målt på ukentlig basis, ved hjelp av det foregående året som referanseindeks.
Justering mot felles mål
Det er ofte vanskelig å holde alle avdelinger eller lag innenfor en organisasjon rettet opp og arbeider mot felles mål. Når en organisasjons oppdrag, visjon og CSF har blitt skrevet inn i en strategisk plan, bryter KPIer komplisert informasjon til forståelige beregninger som gir konstant tilbakemelding om organisasjonens fremgang. Kommunikasjon av fremgang mot KPIer holder alle fremover i samme retning.
Platform for fremtidige strategier
Informasjon hentet fra KPIer gir en plattform for fremtidige strategier. Hvis CSF for et hotellfirma er fullt utrustet hele året, vil KPI for å kartlegge andelen av belegget i løpet av året vise ledelsen tidsperioder der den for eksempel skal øke annonseringen eller tilby rabatter. Suksessen til denne nye strategien kan igjen måles ved hjelp av KPI. Over tid vil bruken av KPI for å oppnå CSFs forbedre ytelsen og styrken til organisasjonen.
Incentiver for personlig ytelse
KPI er ofte knyttet til insentiver. Lag eller enkeltpersoner blir tilbudt et incitament til å forbedre KPIene til et bestemt nivå i en bestemt tidsperiode. For at dette skal lykkes, må KPIene forstås og kvantifiseres tydelig, og rapporteringen må være nøyaktig. Informasjonen fra KPIs gir folk mulighet til å forbedre sin egen personlige ytelse sammen med organisasjonens.
