Ansatte på alle nivåer må kanskje skrive kunngjøringsnotater (ofte omtalt som notater) som en del av jobbene sine. Skrive effektive notater reflekterer positivt på personen som skrev dem, da det er et tegn på å ha gode kommunikasjonsevner. Kunngjøringsnotater gir positive og negative nyheter til ansatte gjennom en organisasjon. Kampanjer og jobbsendingskampanjer blir ofte mottatt med spenning, mens politikkendringer og kuttemeldinger kan forårsake angst og stress. Å lage en solid melding bidrar til å levere meldinger tydelig og på en positiv måte.
Identifiser nøkkelmeldingen du forsøker å formidle. Reflektere om nyheten vil bli ønsket velkommen eller ikke, og bruk denne informasjonen til å bestemme hvordan du best kan ramme meldingen som blir levert. Negative meldinger vil trenge mer informasjon om hvorfor noe gjøres, mens positive meldinger kan fokusere på nyheten som blir levert uten å legge til detaljert bakgrunnsinformasjon om hvorfor hendelsen fant sted.
Lær hvordan de fire grunnleggende komponentene i et notat. De beste notatene holder seg til det aksepterte formatet som er anerkjent i virksomhetsskriving. Dermed forblir notatforfattere nøytral i sine kunngjøringer og virker ikke partisk. Notater inneholder fire nøkkelavsnitt: overskrift, åpning, kropp og konklusjon.
Opprett overskriften din. Overskrifter inkluderer fire hoveddeler: til, fra, dato og emne. Feltet "Til:" inneholder en liste over mottakere og deres jobbtitler. Feltet "Fra:" inneholder navn og tittel på personen som notatet er fra. Feltet "Dato:" er hyppigst datoen memoet er levert, versus datoen det er utarbeidet eller opprettet. Feltet "Subject:" forteller mottakerne memoens formål. Disse feltene ligner på feltene som vanligvis brukes i e-post, og de bør hver vises som følger:
Til: Fra: Dato: Emne:
Skriv åpningen av notatet. Åpningsfeltet fokuserer på formålet med kommunikasjonen. inkludert bakgrunnsinformasjon som trengs for å hjelpe mottakere å forstå at kunngjøringen blir gjort.
Skriv inn notatets kropp. Kroppen inneholder all detaljert informasjon som mottakerne trenger å vite. Kampanjer kan inneholde informasjon om en ansattes nye jobb og ansvar, samt når de skal ta på seg sin nye rolle. Policyendringer bør inneholde informasjon om når den nye politikken vil bli effektiv og hvordan det vil påvirke ansatte.
Skriv konklusjonen av notatet. En god konklusjon forteller ansatte hva de trenger å gjøre for å forberede seg på endringer.
Ta litt tid vekk fra notatet og kom tilbake til det for å redigere med friske øyne. Velskrevne notater er fri for grammatiske feil og leverer klare meldinger.
