Når selskapene har arbeid for å trekke seg ut, vil de ofte utstede en RFP-forespørsel til kvalifiserte personer, bedrifter og entreprenører som er i stand til å gjøre jobben. Hvorvidt du får jobben, vil i stor grad avhenge av kontaktene du har hos firmaet som utstedte RFP, men det vil også avhenge av hvordan du svarer på forespørselen. Å sende et forslag som svar på en RFP er mye mer formell enn å sende et e-post svar for å uttrykke din interesse, og bør gjøres på en profesjonell måte. Hvis du har mottatt en RFP på et prosjekt som er av interesse for deg, følg disse trinnene for å svare riktig.
Les RFP og vær sikker på at du klart forstår hva selskapet ønsker. Ring kontaktpersonen på telefonen hvis du er usikker på noen punkter og krever avklaring. Intervjuer den enkelte kort er mye mer profesjonell enn å sende inn et svar som misforstår forespørselen. Det har også fordelen av å gi en personlig introduksjon til deg, noe som vil hjelpe når det kommer tid for selskapet å vurdere forslaget ditt.
Utkast til en oversikt for ditt svar. RFP du mottok, fulgte sannsynligvis et bestemt format for å forholde seg til hva selskapet ønsker. Bruk det som en veiledning for å lage en oversikt. Start med å lage en punktliste over alle delhodene. For hver av dem, lage en liste over spørsmål som skal besvares og problemstillinger som skal adresseres. Å ha en oversikt av denne arten for å veilede deg gjennom prosessen med å utarbeide forslaget, vil gjøre det enklere for deg å svare RFP på en klar og kortfattet måte.
Samle et lag for å utarbeide forslaget. Noen individer i organisasjonen din kan ha kompetanse på området som forslaget adresserer, mens andre kan ha et bestemt talent for utarbeidelse av skriftlige dokumenter. Samle et lite lag for å møte og utarbeide detaljene i forslaget som er forespurt.
Skriv forslaget. Innholdet vil variere fra en RFP til den neste, men det er noen retningslinjer å huske på. Identifiser og svar på alle spørsmål RFP stiller, og adresser eventuelle bekymringer selskapet har. Ikke vær redd for å legge til en verdiøkende tilnærming ved å identifisere viktige elementer du kan tilby, men andre kan ikke. Du bør også vise en klar forståelse av kravene til RFP ved å identifisere spesifikke leveranser du vil gi som en del av prosjektet, sammen med en projisert tidslinje for hver og en prissammenheng for alle aspekter av det foreslåtte prosjektet.
Utkast til de ekstra elementene som skal sendes med forslaget ditt. Begynn med å skrive et kort sammendrag som gir en kort oversikt over alt forslaget sier. Du bør også skrive et en-siders dokument som forklarer fokus og kompetanse i firmaet ditt. Erstatt dette med en personlig biografi hvis du er en person i stedet for et selskap. Avslutt ved å skrive et kort følgebrev for å forklare hvordan du mottok RFP og er interessert i prosjektet, og for å opplyse om at vedlagte forslag blir sendt til behandling. Ta med fullstendig kontaktinformasjon i både omslaget og forslaget.
Send materialene til firmaet som utstedte RFP. RFP identifiserte sannsynligvis en dato hvor materialene skulle returneres. Sørg for å sende alle materialer før denne datoen. Det er også en god ide å følge opp med selskapet en uke etter denne datoen for å spørre om du kan gi ytterligere informasjon om saken.
Tips
-
Selskaper selger sjelden et utvalg basert på forslaget alene; Det er imidlertid generelt en god politikk å alltid svare på en RFP, og å gjøre en god tro forsøk på å gi den mest detaljerte informasjonen mulig, presentert på den mest profesjonelle måten som er mulig.
