For å definere kontraktadministrasjon i enkleste vilkår, er det oppgave å sikre at enhver entreprenør oppfyller sin jobb i henhold til vilkårene og betingelsene som er skrevet i kontrakten. Å ha oversikt for å ta avvik og uoppfylte vilkår når de skjer, betyr at prosjektet eller personen er mer sannsynlig å lykkes i å gjennomføre kontrakten for å rette opp problemer eller utelatelser lenge etter faktum, snarere enn kort tid etter at de viser seg. Gode kontraktadministrasjonsferdigheter er uvurderlige i selskaper som ansetter entreprenører med jevne mellomrom.
Hva er kontraktprosedyren?
Ved å skape en kontrakt, starter en syv-trinns prosess. Alle syv av disse stadiene faller under kontraktsadministrasjonen, og kontraktsadministrasjonen slår seg ikke helt opp til omtrent femte trinn. Kontraktsjef kan være ansatt for å overvåke kontrakten, og deres rolle begynner så snart en kontraktsavtale begynner. Men med et stort kontraktsovervåkingslag kan en leder og administrator jobbe sammen i alle syv stadier.
Det første trinnet er å vite hva målet med kontrakten vil være. Hva er risikoen og forventningene? Hva er behovene og varigheten? Hvorfor er kontrakten nødvendig?
Det andre trinnet handler om å skrive kontrakten. Juridisk team bør være om bord for å sikre at det ikke er tvetydigheter, fordi manglende klarhet kan føre til at en kontrakt er sårbar for manglende oppfyllelse eller underprestering.
Trinn tre er når forhandling skjer. Den andre parten mottar kontrakten og benytter anledningen til å hamre ut eventuelle problemer de måtte ha eller eliminere alt de oppfatter som urealistisk eller urettferdig. For å unngå vanskelige kontraktforhandlinger er det lurt å forfatter kontrakten etter noen kommunikasjon, slik at du forstår den annen parts forventninger. Når forhandlinger begynner, og å gi / ta utveksling, blir det kalt "redlining", og det kan bli komplisert hvis laget ikke står overfor endringene. Bruke kontraktstyringsprogramvare kan gjøre dette, så vel som administrativt tilsyn, en mye enklere prosess. Det er et par dusin anbefalte administrasjonsprogramvaresystemer som kan gjøre en kontrakt enklere, avhengig av dine behov.
Godkjennelse kommer i trinn fire. For større selskaper kan det være en revisjonsprosess eller et styremøte som kreves for å gå over kontrakten og få godkjenning. Administrasjonsprogramvare kan forenkle dette ved å ha sanntidsgodkjenning mulig av de med autoritet til å gi den.
Trinn fem handler om å signere den stiplede linjen. Gjennomføring av kontrakten betyr å få signaturer og endelige avtaler. Dating og vitner kan være påkrevd. Lovlig bindende elektroniske signaturer er nyttige her når fester ikke er i samme by eller land. En administrator sørger for at alle er på plan for å fullføre utførelsesprosessen før signering av tidsfrister ankommer.
Etter at kontrakten er akseptert og utført, kan det bli endringer og revisjoner som trengs når prosjekter og oppgaver pågår. Administrere disse kan være en del av kontraktsadministratorens rolle og kan forenkles gjennom kontraktstyringsprogrammer. Å holde seg oppdatert på endringer og endringer er det sjette trinnet i kontraktsprosessen.
Kontraktsadministratoren er foran og senter i ansvar nå, da den syvende fasen av kontraktsarbeidet kommer inn. Det skal være milepæler underveis for administratoren å overvåke fremgang og suksess på de avtalte tjenestene. Regelmessige revisjoner innebærer å få tak i mangler eller gripe på muligheter som kan komme opp underveis. Det bør være påminnelser og varsler satt for ting som fornyelser og ferdigstillingsfaser, og disse skal kommuniseres til alle øverste ledere som trenger å holde seg informert om kontraktsinngang. Administrator og kontraktsansvarlig må være kommunikativ og proaktiv for å unngå eventuelle forsinkelser eller sluttdatoer som går uten handling.
Hva er kontraktsadministrasjonsfunksjoner?
Det er mye mer til denne jobben enn det som møter øyet. Å være god i kontraktadministrasjon betyr at det fungerer bra med ledere og personell på alle nivåer. Å være en god kommunikator kan bety å bidra til å skape mer effektive kontrakter og sikre at alles behov og ønsker er oppfylt. Til dette formål må de være glatte ved å knytte både internt og eksternt. Dette kan kreve evnen til å jobbe med fester internasjonalt og vil nesten absolutt kreve å jobbe med lovlige og innkjøpsteam.
Kontraktsadministratorens forhandlingsferdigheter vil ikke være diskutabelt. De vil bruke kunnskapsrik og innsikt til å hamre ut priser, vilkår for oppfyllelse og vilkår mens de er hallmonitoren som sørger for at disse blir møtt etter hvert som tiden går. De vil også være sikre risikoanalysatorer, å kunne fastslå om endringer eller revisjoner kan være i strid med selskapets beste interesser.
Kontraktsadministratorer må være gode til ikke bare å løse konflikter, men å spotte dem før de eskalerer. Dette kan bety at du jobber for å lage klart språk og regler som kan brukes på fremtidige kontrakter, eller til og med nåværende, for å løse eller unngå problemer.
Rapportering om fremdrift til ledelse og andre viktige spillere er nødvendig, selv om tingene går jevnt, så mange andre aspekter av virksomheten kan bli påvirket av suksess eller hikke i kontrakten.
Til slutt vil de overvåke kontantstrøm for å sikre utbetalinger og andre kontraktsbetalinger gjøres på riktig måte og på plan og at de mottas av de riktige partene.
Karriere i kontraktsadministrasjon
Kontraktsadministrasjon er et voksende felt, med Bureau of Labor Statistics tyder på at jobbmuligheter kan vokse med 10 prosent mellom 2016 og 2026, en vekstbane høyere enn i de fleste karriere. Gitt hvor mye det går på kontraktsuksess, er dette en jobb som krever høyere utdanning, med minst en bachelorgrad kombinert med en stor kontraktsrelatert arbeidsopplevelse eller en mastergrad i bedriftsøkonomi med tilhørende grader i regnskap, økonomi og matematikk. Juridiske grader er også ofte godt egnet for denne karrieren.
Bransjer som krever kontraktsadministratorer er utbredt. Bygging er et stort område for kontraktsadministrasjon og administrasjon, og søkere kan ha fordel av å ha teknisk eller arkitektonisk utdanning i tillegg til en bedriftsgrad. Sport er en flott kontraktadministrasjonsavdeling, med alle fra matleverandører til spillerne som måtte være under kontrakt. Enhver form for produksjons- eller ingeniørfirma vil trenge en jevn hånd med kontrakter. Utdanningsinstitusjoner, for eksempel høyskoler og skoler, håndterer kontrakter av alle slag hele tiden, som gjør noen form for statlig virksomhet. Personellpersonell håndterer også kontraktadministrasjon og ledelse jevnlig.
Ferdigheter hver kontraktsadministrator trenger
Det kan være et juridisk team involvert i å skape kontrakter, men administratorens jobb er å støtte alle nivåer av kontraktsprosessen. Som et resultat, må de ha eksepsjonelle skriftlige og muntlige språkkunnskaper. Virkeligheten av kontrakter er at selv et feilplacerte komma kan dramatisk endre betydningen av en linje, noe som kan bringe alvorlig blowback med den. Det betyr at deres leseforståelse ferdigheter må være topp hakk.
Administratorens tilsyn vil ha nytte av en omhyggelig oppmerksomhet på detaljer - de er den typen person som sannsynligvis merker en restaurantmenys feilstavinger. De merker også arbeidskvalitet og kan enkelt oppdage inkonsekvenser.
Kontraktsadministratoren må ha både påvist lederskap, men også kunne være en solid lagspiller. Disse lagspill evner og ledelsestendenser vil tjene dem godt når det kommer tid til å lage rapporter, forhandle mellom partier og avdelinger og fullføre tilsynet med kontraktsutførelse.
Hvis disse er ferdigheter du har og du elsker ideen om en utfordrende karriere i et voksende felt, kan kontraktadministrasjon være karrieren for deg.
Bureau of Labor Statistics inkluderer kontraktsadministratorer under paraplyen av administrativ tjenestestyring og sier at medianinntektene i disse administrasjonsrollene for 2017 var $ 94 020.
