Bedrifter finansierer prosjektene som øverste ledelsen mener er kritisk for deres suksess. Men finansiering av et prosjekt alene sikrer ikke at når et prosjekt avsluttes, vil et selskap bli bedre enn det var før.
Det er mange grunner til at et selskap kan ha fordel av et prosjekt. En eksepsjonell prosjektleder kan slå sitt lag i riktig retning. Eller på grunn av fremragende trening og erfaring på arbeidsplassen kan et lag vedta alle de riktige rutene. Men i de fleste tilfeller hjelper bruken av prosjektstyringsverktøy.
Prosjektledelsesverktøy som et PERT-diagram og en arbeidsoppdelingsstruktur kan forbedre et lags evner ved å gi veiledning, selv om et prosjektteam har all riktig kunnskap og mange års praksis.
Gantt-diagram
Et Gantt-diagram er et horisontalt linjediagram som viser prosjektaktiviteter, samt start- og sluttdato for hver aktivitet, som vises i et kalenderformat. Et Gantt-diagram illustrerer ikke forholdet mellom en aktivitet og en annen, men hver aktivitet som refereres i et Gantt-diagram, sammenfaller med en aktivitet i en arbeidsavbruddsstruktur som bryter ned prosjektarbeidet i faser og arbeidspakker.
Gantt-diagrammet inneholder også kolonner for å dokumentere varighet og prosentandel av ferdigstillelse av hver oppgave. Antall arbeidsdager aktiviteten har vært i gang, det forventede antall dager for å fullføre aktiviteten og resterende dager er også dokumentert på diagrammet. Disse tallene illustrerer det planlagte mot det faktiske arbeidet fremgang.
Pert diagram
En programvurdering og gjennomgangsteknikk eller PERT-diagram brukes til å planlegge tid og ressurser som trengs for å fullføre et prosjekt og kontrollere prosjektoppgaver. Ved hjelp av et PERT-diagram eller nettverksdiagram kan prosjektledelse spesifisere og planlegge hver enkelt oppgave som gruppemedlemmene må fullføre for å oppnå et prosjektmål og angi tiden som kreves for hver enkelt.
Et PERT diagram illustrerer sammenhengen mellom oppgaver ved å identifisere hvilke oppgaver som går parallelt med hverandre og hvilke som må forekomme i rekkefølge. Prosjektmilestene - hendelser som markerer sluttresultatet av en rekke aktiviteter - er også kartlagt.
I tillegg inneholder et PERT-diagram tre estimater for hver prosjektaktivitet: Den korteste tiden som kreves for å fullføre en aktivitet, den tid som sannsynligvis vil være nødvendig for å fullføre en aktivitet og lengst aktivitetene kan kreve.
Kritisk bananalyse
Den kritiske bananalysen er et verktøy som brukes til prosjekter som krever fullføring av gjensidige aktiviteter. En kritisk sti inneholder en liste over prosjektaktiviteter spesifisert i en arbeidsavbruddstruktur, ferdigstilletid for hver aktivitet og identifisering av gjensidige oppgaver og sluttpunkter, inkludert milepæler og leverbare elementer.
Gjennomføringstiden for settet av aktiviteter i den kritiske banen er oppsummert og lik den største tiden det et prosjekt kan kreve for å fullføre. De sekvenserte aktivitetene må være ferdige i tide for at prosjektet skal være ferdig til tiden.
Ansvarsoppgave Matrix
Ansvarsoppdragsmatrisen eller RACI-verktøyet varsler prosjektets interessenter til gruppemedlemmene som har tildelt spesifikke prosjektansvar og for hvilket arbeid individene holdes ansvarlige for.
Som verktøyets navn innfødes, angir RACI-matrisen hvem som er ansvarlig for en oppgave er ferdigstillelse, eller hvem skal utføre en oppgave og de som skal bidra til oppgavens gjennomføring. Matrisen angir også hvem som er ansvarlig for oppgaver og hvem har beslutningsprosesser i forhold til oppgaven. Også nevnt er navnene på de menneskene som kan bli konsultert i forhold til oppgaven, og de som skal informeres om fremdriften laget gjør i oppgavens gjennomføring.
Arbeidsavbrudd Struktur
En arbeidsavbruddsstruktur (WBS) er en prosjektmodell eller graf som bryter prosjektarbeidet i oppgaver. Prosjektets WBS illustrerer sammenhengen mellom oppgaver og mellom oppgaver og prosjektets sluttprodukt.
WBS inkorporerer delprosjekter og peker på prosjektansvar, nødvendige ressurser og tidskrav for å fullføre hver oppgave.
