En forespørsel om bud eller forespørsel om forslag, eller RFP, er et dokument laget av en bedrift eller organisasjon for leverandører. For eksempel kan et byggfirma trenge tømrere eller et sykehus kan trenge en webdesigner for å opprette et nettsted. RFP er generelt formelle dokumenter med retningslinjer for leverandøren. De inneholder detaljer om virksomheten som gjør forespørselen, spesifikasjonene for forretningsprosjektet, forespørselsprosessen for leverandører, utvelgelsesprosessen for å velge en leverandør eller leverandører, kontraktsprosessen og kommunikasjonsprosessen under oppfordringen.
Samle all informasjon på forhånd. Har dine regnskap, budsjetter, kontrakter, avtaler og andre relevante dokumenter som gjelder prosjektet. Dette vil gjøre det enklere å skrive RFP.
Skriv en oversikt eller introduksjon, noen ganger kalt en "executive summary". Denne delen introduserer virksomheten eller organisasjonen som gjør forespørselen og dens plass i sin bransje. Sammendraget presenterer også på høydepunkt mote prosjektet eller forretningsbehovet for hvilke forespørsler søkes.
Presentere spesifikasjonene tydelig, som leverandørene vil svare på. Definer arten og omfanget av prosjektet ditt, dine behov, ditt forventede resultat og annen viktig informasjon. Vær spesifikk; Det er en betydelig forskjell mellom å ha behov for et nettsted designet og behov for et nettsted designet, oppdatert og regelmessig administrert.
Angi klart instruksjonene for hvordan kommunikasjonsprosessen skal håndteres under innkallingsprosessen. Hvis du vil at leverandører skal kontakte en enkelt person i organisasjonen, gjør det klart. Hvis det kommer en presentasjon for leverandører å delta, ta med alle detaljer om det. Hvis du ikke vil at leverandører skal kontakte deg i det hele tatt under prosessen, oppgir du det definitivt. Gjør en beslutning om hvordan budene vil bli mottatt av deg, om de må være forseglet og hva fristen er.
Forklar at RFP ikke er en kontrakt, og at du ikke svarer på det, garanterer valg. Sørg for å inkludere informasjon som vil gjøre en leverandørs svar verdt leverandørens tid. Legg ut detaljer om budsjettet, kontrakten, betalingsform og evaluering av arbeid mens prosjektet er aktivt.
Inkluder juridiske, opphavsrett, forsikring og etiske hensyn for leverandørene å vurdere. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til, konfidensialitetsavtaler, krav til minoritetsleverandører, lokale bestemmelser, sikkerhetshensyn og forretningspraksis.
Angi noen forskjellige instruksjoner om hvordan svarene skal formateres. Oppgi leverandørene om hvordan du vil se deres forslagstall, hvilken informasjon de skal inkludere med sine forslag, for eksempel kopier av forsikringsinformasjon eller forretnings lisenser.
Ta med en antatt konklusjon om utvelgelsesprosessen. La leverandørene vite om de vil bli varslet om de ikke får jobben, så vel som hva de kan forvente hvis de blir valgt for jobben.
