Federal Labor Standards Act sier at bedrifter må holde rede på arbeidstiden, men angir ikke hvordan. Selv om dette betyr at du kan bruke alt fra et papirbasert påloggingsark til et komplekst datasystem, er selskapet i siste instans ansvarlig for å sikre at tidsarkene er riktige - ikke de ansatte. Av denne grunn er metoden ikke like viktig som å finne et system som fungerer og holder fast med det konsekvent.
Sporingskrav
FLSA krever at lønnsposter inneholder spesifikke data angående arbeidstid og lønn som en ansatt tjener. Uansett hvordan du holder orden på arbeidstiden, må arbeidstidsdata inneholde tid og dag som en ansattes arbeidsuke begynner, timene som jobber hver dag og de totale timene som jobbet hver uke. I tillegg må du beholde kildedokumenter - for eksempel tidskort, arbeidsplaner og arbeidsbilletter - i to år, enten på stedet eller i et sentralt lagringssted utenfor stedet.
Standard tidsporing
Standard tidsporing fungerer for både heltid og deltidsansatte, uansett om de jobber på samme eller forskjellige timer hver uke. Med standardsporing må ansatte slå inn og slå ut ved hjelp av en elektronisk tidsklokke eller en datamaskin, to til fire ganger hver dag, avhengig av om de tar måltidspaus. Ifølge det amerikanske arbeidsdepartementet kan du opprette en policy som opptakstid til nærmeste fem minutter eller en tiendedel av en time, som står for mindre uoverensstemmelser mellom klokkedata og faktiske arbeidstimer siden ikke alle ansatte kan klokke i eller ut på nøyaktig samme tid.
Unntakssporing
Du kan registrere timer ved hjelp av unntakssporing for administrative eller andre ansatte som vanligvis jobber på samme tid hver uke. Med unntakssporing lager du et skjema som viser standard arbeidstid og krever at ansatte kun registrerer tid hvis den varierer fra normal arbeidsdag. For eksempel, hvis arbeidsdagen normalt starter kl 8 og en ansatt ankommer kl 8:10, men fungerer resten av dagen som vanlig, vil starttidspunktet vise unntaket og dagens arbeidstid vil være 10 minutter kort.
Sporing Off-site Ansatte
De fleste bedrifter bruker dataprogramvare til å spore timer for ansatte som arbeider hjemme eller på steder utenfor stedet. Virtual tidsporing registrerer oppmøte i sanntid, oftest ned til sekunder. Sett programmet opp for å kjøre automatisk når en bruker logger inn på arbeidsdatamaskinen for å redusere sjansen for at en ansatt vil glemme å slå seg inn. På den måten vil den første skjermen en ansatt ser hver morgen er hennes virtuelle tidskort. Alternativer for virtuell tidsporing spenner fra gratis programmer til proprietær programvare.
