Et nødbrev inneholder planene og prosedyrene en forretningsavdeling vil følge hvis noe skjer som kan påvirke selskapets virksomhet, enten positivt eller negativt. Brevet ville forklare hvordan man skal reagere på brann eller datatap - eller til uventet lykke, for eksempel en stor ordre. Mens en omfattende beredskapsplan for hele virksomheten kan omfatte mange avdelinger, fokuserer et beredskapsbrev på problemer som en enkelt avdeling kan møte og skisserer en plan for å arbeide rundt disse problemene.
Prosesser og oppgaver
Hver avdelingsleder skal utarbeide et beredskapsbrev som beskriver forretningsprosessene det håndterer og oppgavene det fører tilsyn med. Dette brevet skal inkludere alt avdelingen gjør, hver person som den kommuniserer, hvilke leveranser den gir og når den presenterer leveranser. Informasjonsbrevet for en regnskapsavdeling må for eksempel vise hvordan regnskapsavdelingen kommuniserer med salgsavdelingen for å registrere kundefordringer og kommunikasjonsmetoder med innkjøpsavdelingen for å spore forpliktelser, samt hvordan avdelingen leverer månedlige inntekter og kvartalsvis igjen på skatten.
Feilpunkter
Beredskapsbrevet skal inneholde feilpunktene i hver prosess. Dette er hendelsene som kan forstyrre gjennomføringen av en prosess eller oppgave. Feilpunkter kan variere fra naturkatastrofer til katastrofalt tap av data til enkle feilkommunikasjoner mellom medarbeidere. Et beredskapsbrev som beskriver en regnskapsavdelingens feilpunkter kan inkludere utelatelse av en ukes verdi av salgsfakturaer eller en harddiskkrasj som tørker ut viktige årsregnskap.
Sannsynlighet og innvirkning
Den neste delen av beredskapsbrevet beskriver sannsynligheten for at feilpunktene kan oppstå, og hvilken innvirkning slike feilpunkter vil ha på operasjonen. Brevet kan vise hvordan noen feilpunkter har stor sannsynlighet, men representerer minimal trussel, mens andre feilpunkter kan være svært usannsynlige, men gir ødeleggende konsekvenser. Beredskapsbrevet for en regnskapsavdelings automatiserte registreringssystem kan vise en liten sannsynlighet for manglende oppbevaring av selskapets poster, men brevet kan også vise hvordan en feil i dette systemet kan få alvorlig innvirkning på avdelingens virksomhet.
Beredskapsplan
Beredningsbrevet vil inneholde en handlingsplan som beskriver trinnene avdelingen vil ta hvis det oppstår et feilpunkt, slik at avdelingen kan fungere rundt feilpunktet mens du utfører en nødvendig oppgave. Selv om handlingene som er beskrevet i beredskapsbrevet, ikke er de mest effektive eller praktiske metoder for å fullføre oppgaven, får de jobben. Handlingsplanen i regnskapsavdelingens beredskapsbrev kan inneholde trinn for bruk av papirbøker og kalkulator i tilfelle datatap fra en krasjet harddisk.
