Å designe et internkontrollsystem for virksomheten din tar planlegging og forståelse for detaljert drift av selskapet. Interne kontroller tjener flere formål, men de viktigste er å sikre at virksomheten fungerer som påtatt og for å forhindre muligheter for ansatte til å misbruke varer eller penger. Interne kontroller tillater en bedriftseier freden i å vite at alt fungerer som det skal, uten å måtte overvåke alle aspekter av operasjonen.
Gjennomgå hver av de store prosessene i bedriften din: produksjon, lagerstyring, kundefordringer, betalbar betaling, bankavstemming og annen prosess hvor det kan være mulig å begå svindel ved tyveri eller skjul. Sett navn eller jobbtitler på hver del av prosessen som en person er ansvarlig for. Hvis du ikke er sikker på hvordan en prosess fungerer, tilbringer du tid "i feltet" og ser på prosessen eller still spørsmål fra de ansvarlige.
Vurder hvert trinn i hver prosess for svakheter i kontroll som vil tillate en mulighet til å stjele selskapets eiendeler. Fokusere på områder hvor et enkelt individ har både forvaring av eiendeler og regnskap for dem. For eksempel, hvis en ansatt har kontroll over kasseapparatet og også er ansvarlig for å forene det ved nattens slutt, har medarbeider muligheten til å stjele penger og skjule det ved å forfalske forsoning. Et annet eksempel er å ha en enkelt medarbeider ansvarlig for å åpne den innkommende posten og også være ansvarlig for registrering av kontokvitterlige sjekker som kommer i posten.
Endre prosedyrene for de områdene hvor du har vurdert svake interne kontroller. Separat forvaringsfunksjonen fra rapporteringsfunksjonen hvor det er mulig. Selv om du kanskje ikke har nok ansatte til å få forskjellige personer til å gjøre hver jobb, har alternative funksjoner blant de ansatte at du må separere inkompatible funksjoner der det er mulig.
Dokumentere de nye prosedyrene grundig og informer ansatte med dem. Be om tilbakemeldinger fra de ansatte om hvor effektive de nye prosedyrene er. Det er viktig å sørge for at prosedyrene gir mening fra et forretningsmessig og operativt synspunkt og ikke bare som en kontroll. Juster prosedyrene i henhold til tilbakemelding, men vær alltid oppmerksom på formålet med kontrollene.
Implementer en obligatorisk feriepolitikk, hvis du ikke allerede har gjort det. De fleste problemene med kronisk tyveri i bedrifter får lov til å fortsette fordi ingen andre utfører funksjonene til tyven.Når tyvende ansatte er tvunget til å ta en ferie og noen andre fyller ut for dem, kan de ikke holde skjuler forbrytelsen. Denne politikken kan forhindre tyveri samt avdekke det hvis det skjer.
Tips
-
Vurder effektiviteten av dine interne kontroller minst årlig og forbedrer dem om nødvendig.
Advarsel
Ikke vær redd for å implementere sterke interne kontroller fordi du frykter at dine ansatte vil tro at du ikke stoler på dem. Ære ansatte ønsker å jobbe i et godt utformet miljø.
