Det kan bli forvirrende å vite hvilke dokumenter du trenger å ha når du driver en liten bedrift. Et av disse dokumentene, interntjenesteservicen W-9 - Forespørsel om skattebetalers identifikasjonsnummer og sertifisering - viser viktige detaljer som kreves av deg og Internal Revenue Service for bedrifter, uavhengige entreprenører og de du gjør noen form for betaling til, inkludert ansatte og leverandører i skatteåret.
W-9 Formål
IRS anbefaler at du ber om at alle leverandører sender en W-9 når du planlegger å betale ut til $ 600 eller mer hvis de er enkeltpersoner eller uavhengige entreprenører, en eiendom eller en del av en innenlandsk tillit, partnerskapsselskaper, selskaper, en begrenset ansvarlig selskap, foreninger eller organisasjoner opprettet i eller i henhold til lovene i USA Formålet med W-9 er å gi deg den juridiske navn og adresse til leverandøren og skattebetalers nøyaktige identifikasjonsnummer for slutten av skatterapporteringsformål på skjemaet 1099. Skatteinformasjonen på dokumentet kan være i form av en arbeidsgiver-ID, et fastboende fremmed skattebetalers identifikasjonsnummer eller til og med et personnummer. Dokumentet må være datert og signert av den oppførte personen eller av en representant for den juridiske enheten dersom det er et selskap.
IRS Notice
Etter at du har sendt ut Form-1099-dokumenter som indikerer utbetalinger til leverandører og andre i løpet av året, basert på W-9-informasjonen samlet, vil IRS sende en melding til deg hvis informasjonen på 1099 ikke er enig med dets poster. Du må be om en annen W-9 fra de leverandørene hvis informasjonen er feil. IRS krever at du beholder W-9s på fil for alle som du har betalt mer enn $ 600 i et skatteår som en del av standardregistreringspraksis, vanligvis inntil sju år. Gjør det til en praksis å be om oppdaterte W-9s fra leverandører regelmessig for å sikre nøyaktighet eller minst hver gang regjeringen oppdaterer eller endrer skjemaet.
