Mange bedrifter bruker regnskapsmessig programvare for å automatisere rutinemessige regnskapsoppgaver, etablere kontroller og opprette økonomiske rapporter. Med flere regnskapsmessige programvarepakker på markedet, er det vanligvis en som kan matche de fleste av bedriftens behov, enten det er et stort selskap eller en eneboliger. Mens regnskapsprogramvare kan være en tidsbesparende og bidra til å bevare data, er det noen ulemper ved bruk av regnskapsmessig programvare.
Tap av data eller tjeneste
Når en virksomhet er avhengige av regnskapsmessig programvare, kan ethvert tap av tjenesten på grunn av strømbrudd eller datautbrudd føre til arbeidsforstyrrelser. Arbeidsforstyrrelser kan forhindre innlasting av ny informasjon, samt hindre tilgang til lagret informasjon. I tillegg, hvis informasjon ikke er korrekt sikkerhetskopiert, kan en datamaskinbrudd føre til tapte økonomiske data.
Feil informasjon
Informasjonen i et regnskapssystem er bare like gyldig som informasjonen som er lagt inn i systemet. Siden de fleste regnskapssystemer krever noe manuell innspilling av data, kan økonomiske resultater være feil med mindre alle inngangsdata blir vurdert. Hvis det er en tendens til bare å se gjennom endelige rapporter eller utdata fra et regnskapssystem, kan det være vanskelig å finne feil informasjon.
Systemkonfigurasjon
Hver bedrift har unike aspekter som kan føre til vanskeligheter når det forsøker å skreddersy en generell regnskapsprogramvarepakke til sine behov. Mens tilpasning er tilgjengelig for mange programmer, kan det føre til nedetid og potensielle unøyaktigheter hvis ikke gjort riktig. Også, som en bedrift vokser, kan det være behov for å endre regnskapsprogramvarepakker; Dette kan forårsake stor forstyrrelse, da informasjon må migreres og ny trening er nødvendig for personell.
Koste
En ulempe med regnskapsmessig programvare er kostnaden som er involvert. Utover det første utlegget for å kjøpe programvaren er det kostnaden for vedlikehold, tilpasning, opplæring og maskinvare. Mens tidsbesparelser kan rettferdiggjøre kostnaden, kan det for noen virksomheter ta flere år før en investering i programvare for programvare betaler seg selv.
Bedrageri
Informasjon som er lagret elektronisk, kan manipuleres og åpnes dersom det ikke finnes riktig kontroll og sikkerhetstiltak. Streng kontroll er nødvendig for å sikre at kun autorisert personell bruker regnskapsprogramvaren og har tilgang til rapporter. Siden finansielle data kan være sensitive og konfidensielle, skaper potensialet for svindel ved hjelp av regnskapsmessig programvare.
