De fleste selskaper bruker et bredt spekter av medier for å kommunisere med sine ansatte, aksjonærer, kunder og allmennheten. Det faktiske kommunikasjonsmediet bestemmes typisk av innholdet og målet for meldingen og til hvilken gruppe du snakker. Det er viktig for bedrifter å fokusere både på intern og ekstern kommunikasjon. Noen organisasjoner ansetter fagfolk til å administrere all sin kommunikasjon, for eksempel medieplanleggere, PR-firmaer, profesjonelle tekstforfattere og reklamebyråer. Andre organisasjoner har en avdeling eller en person i selskapet som håndterer all kommunikasjon. I begge tilfeller, jo mer målrettet meldingen din til en nisje publikum, jo mer effektiv blir det.
Hva er intern kommunikasjon?
Intern kommunikasjon er all informasjon som deles med ansatte og aksjonærer, herunder selskapets styre eller aksjeeiere. Intern informasjon, for eksempel en endring i selskapspolitikk, holdes vanligvis privat fordi meldingen enten er irrelevant til utenforstående eller skal holdes innenfor medarbeiderbasen.
Intern kommunikasjon bør planlegges og er ment å påvirke kunnskap, holdninger og atferd hos medlemmer av bedriftens lag. Det er hvordan et selskap bygger forhold og forståelse med sine ansatte på alle nivåer. Det kan drive produktivitet, lojalitet, innovasjon og tro på selskapet, slik at alle ansatte forstår hvordan de spiller en rolle i organisasjonens overordnede suksess.
Felles intern kommunikasjon
Den fleste internkommunikasjon består av informasjon som sendes fra arbeidsgiver til arbeidstaker eller fra ansatt til ansatt. Innholdet i disse typer kommunikasjon kan inneholde informasjon om opplæring, ledelsesendringer, retningslinjer og prosedyrer og møteinvitasjoner. Noen vanlige medier for disse typer meldinger inkluderer e-post, notater, interne nettsteder, brev, møter og konferansesamtaler. Aksjonærer og ansatte mottar ofte nyhetsbrev eller kvartalsrapporter om selskapsmål og finansiell informasjon også. Det kan være nyttig når du oppretter intern kommunikasjon for å involvere ansatte selv i opprettelsen av innholdet, så det er relatable og relevant, og hjelper ansatte å føle at de har en stemme. Når det gjøres bra, gir intern kommunikasjon dine ansatte mulighet til å bli en del av din eksterne kommunikasjonsinnsats.
Hva er ekstern kommunikasjon?
Ekstern kommunikasjon er kommunikasjon til kunder, potensielle kunder og publikum utenfor organisasjonen din. Eksterne meldinger kan inneholde informasjon om nye produkter eller om et selskapsinitiativ. Eksterne meldinger blir vanligvis utgitt for å få kunder, bygge firmaets merkevare eller påvirke hvordan offentligheten tenker på bedriften din. Din eksterne kommunikasjon kan bidra til å opprettholde et forhold til samfunnet, samt hjelpe din bedrift med å samle inn informasjon fra kunder og potensielle kunder. Ekstern kommunikasjon inkluderer også forbindelser til leverandører, leverandører, finansierere og andre forretningspartnere som din bedrift kan tilby med produkter eller tjenester.
Vanlige eksterne kommunikasjoner
Når selskaper ønsker å utlevere informasjon til kunder, kunder eller andre utenforstående interessenter, bruker de ekstern kommunikasjon. Organisasjoner bruker ulike kommunikasjonsmedier, avhengig av type og mål for informasjonen. For eksempel informerer e-post, utskrift, fjernsyn og radioannonser offentligheten om et salg eller et nytt produkt. Pressemeldinger er formell kommunikasjon som kan annonsere et nytt lederskap eller et selskapsinitiativ, for eksempel en kommende velgørenhetsauksjon eller en profesjonell begivenhet, med sikte på å få opptjent mediedekning. Nettsteder og sosiale medier blir også vurdert som en del av en organisasjons eksterne kommunikasjonsplattform.
Noen selskaper ansetter medieplanleggere for å få deres selskap og deres informasjon nevnt i nyhetsartikler. Husk også å tenke på dine ansatte som partnere når det gjelder din eksterne kommunikasjon. Du må sørge for at de er fullt informert gjennom dine interne kommunikasjonsmetoder for å hjelpe deg med å kommunisere effektivt til dine eksterne målgrupper.
Ytterligere hensyn på medium
Hvis du har ansvaret for å planlegge bedriftens kommunikasjon, velger du mediet som passer til selve meldingen, enten intern eller ekstern, hver gang du trenger å kommunisere. For eksempel, hvis informasjonen du sender ut er sensitiv eller privat, kan det hende du må kunngjøre det på et personlig møte i stedet for å sende det via en e-post til alle ansatte. Hvis firmaet ditt har et stort salg, vil du bruke en reklame for å informere publikum, i stedet for aksjonærens nyhetsbrev for å kunngjøre arrangementet.
Mange bedrifter har både interne og eksterne nettsteder som har de riktige meldingene. Med tanke på hvem publikum er og hvilken melding du deler hver gang du kommuniserer, er nøkkelen til suksess. Og husk å ikke bombardere interne og eksterne målgrupper med for mange kommunikasjoner, slik at meldingene dine ikke blir fortynnet eller ignorert.
